GESTION DE PROYECTOS BITACORA DE OBRA

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Índice

1.        Bitácora de Obra        2

1.1.        En términos de cargo, ¿quiénes son los responsables del debido uso y custodio de la bitácora de obra?        2

1.2.        En qué momento de la ejecución de obra debe realizarse la nota de cierre.        2

1.3.        Qué indicaciones y anotaciones relevantes deben anotarse, por aparte de las notas en bitácora referidas a la ejecución de obra, del contrato y de los anexos.        3

1.4.        Describir la clasificación de las notas de bitácora.        3

2.        Finiquito de Obra        4

2.1.        Enunciar cuales son sus etapas dentro del ámbito para auditoria        4

2.2.        Que ocurre con conceptos anulados o modificados.        2

2.3.        Qué función realizará la supervisión de obra de la institución contratante.        2

2.4.        En el caso de una terminación anticipada, enunciar los gastos no recuperables.        2

1. Bitácora de Obra

1. En términos de cargo, ¿quiénes son los responsables del debido uso y custodio de la bitácora de obra?

El primer nivel de autoridad tanto de la Supervisión (Coordinador o Gerente de Supervisión), como de la Contratista (Superintendente o Gerente de Supervisión), son quienes deben firmar las notas de aperturas y cierres de Bitácora y las autorizaciones. También son los que autorizan o desautorizan a los Supervisores y Residentes para el uso y manejo de las Bitácoras ya que estos son los encargados y principales responsables de las anotaciones diarias en los libros de Bitácora, así como de su seguimiento. Es fundamental que los primeros mandos de autoridad eviten en lo posible dar contraindicaciones en los libros de bitácora, ya que esto resta autoridad a sus Supervisores y Residentes respectivamente, sin embargo, como el Coordinador y el Superintendente son los únicos representantes oficiales autorizados por quienes firman el contrato para representarlos y salvaguardar sus intereses, deben estar permanentemente al tanto del buen uso y manejo de los libros de Bitácora.

La supervisión debe mantener los libros de bitácora bajo su custodia, estos no deben por ningún motivo salir de la oficina de supervisión, pero también deben mantenerse en un lugar adecuado para la consulta y manejo diario por parte de su personal, el de la constructora y el cliente.

1. En qué momento de la ejecución de obra debe realizarse la nota de cierre.

La nota de cierre debe asentarse cuando absolutamente todos los trabajos de obra y proceso de finiquito del contrato han concluido. Con esta nota se da por terminada la relación contractual y la comunicación oficial entre la Supervisión y el Constructor o Contratista. Si no se asienta esta nota de cierre, se pudiera considerar que la Bitácora aún está disponible para su uso. Una vez cerrada la bitácora se debe proceder a anular todas las hojas que no fueron usadas cruzándolas con dos diagonales incluyendo las copias. Si se requiere de más de un libro Bitácora, entonces debe hacerse una nota de cierre en cada libro en la que se indica que el documento continuará en el siguiente número consecutivo de Bitácora y que la presente contiene las notas de Bitácora del número tal a la número tal.

1. Qué indicaciones y anotaciones relevantes deben anotarse, por aparte de las notas en bitácora referidas a la ejecución de obra, del contrato y de los anexos.

• Clasificación,
• Asunto,
• Número consecutivo,
• Fecha,
• Ubicación en el Proyecto,
• Problemática,
• Causa,
• Referencias,
• Recomendaciones,
• Plazos,
• Prevenciones,
• Responsabilidad,
• Responsables,
• Consecuencias,
• Croquis explicativos

1. Describir la clasificación de las notas de bitácora.

Clasificación de las Notas de Bitácora:

1)  Orden

Empleadas para dar indicaciones precisas y directas al Contratista. Son las anotaciones más recurrentes de la Supervisión hacia el Contratista. Esta clasificación es de uso exclusivo de la Supervisión.

2)  Certificación

Empleadas para dejar constancia (dar fe de hechos) de circunstancias que afectan los plazos de ejecución contractual, tiempos muertos imputables o no imputables, recursos de materiales y mano de obra, rendimientos de actividades especiales principalmente para conceptos extraordinarios, paros de obra, pagos de anticipos y estimaciones, etc. Todo aquello que deba dejar un precedente en Bitácora de que sucedió y como sucedió y cuando sucedió, y sobre todo aquellos eventos que puedan repercutir en el costo, tiempo y calidad, deben quedar certificados por la Supervisión en la Bitácora.

3)  Autorización

Las anotaciones que implican la autorización de algo, deben ser cuidadosamente redactadas, sustentadas, analizadas y sobretodo respaldadas antes de que la Supervisión proceda a registrarlas en Bitácora. Las Autorizaciones pueden tener que ver con diferentes aspectos tanto técnicos como administrativos, por ejemplo, la continuación de trabajos subsecuentes cuando los previos están correctamente ejecutados, liberaciones de frentes de trabajo, modificaciones al diseño y procedimientos constructivos, ejecución de trabajos adicionales, reprogramaciones, cambio de especificaciones, incremento de recursos que impliquen sobrecosto, etc.

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