INFORMATICA

Manual De Usuario

Expone los procesos que el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las características que tienen los programas y la forma de acceder e introducir información. Permite a los usuarios conocer el detalle de qué actividades ellos deberán desarrollar para la consecución de los objetivos del sistema. Reúne la información, normas y documentación necesaria para que el usuario conozca y utilice adecuadamente la aplicación desarrollada.

Objetivos

Que el usuario conozca cómo preparar los datos de entrada.

Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de salida.

Servir como manual de aprendizaje.

Servir como manual de referencia.

Definir las funciones que debe realizar el usuario.

Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de error.

Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual de usuario.

Identificar los usuarios del sistema: personal que se relacionará con el sistema.

Definir los diferentes tipos de usuarios: se presentan los diferentes tipos de usuarios que usarían el sistema. Ejemplo: usuarios directos, indirectos.

Definir los módulos en que cada usuario participará: Se describen los módulos o procesos que se ejecutarán por cada usuario en forma narrativa breve y clara.

Importancia Del Manual De Usuario

El Manual de Usuario facilita el conocimiento de:

Los documentos a los que se puede dar entrada por computadora.

Los formatos de los documentos.

Las operaciones que utiliza de entrada y salida de los datos.

El orden del tratamiento de la computadora con los datos introducidos.

El momento en que se debe solicitar una operación deseada.

Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los datos introducidos.

Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en cuenta a quién va dirigido es decir, el manual puede ser manejado desde el director de la empresa hasta el introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de usuario.

Contenido

Diagrama general del sistema

Muestra en forma condensada el flujo general de la información y de las actividades que se realizan en el sistema. Proporciona una visión general del sistema. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques.

Diagrama particular detallado.

Presentar gráficamente todos los pasos que se efectúen dentro del departamento usuario a quien está dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos manuales.

Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema

En este punto se explica en forma específica y detallada todas las operaciones que aparecen representadas en forma gráfica en el diagrama particular. Se analizan cada una de las fases señalando:

El proceso principal que se desarrolla.

La entrada de la información.

La obtención de un resultado parcial.

El envío de información a otra dependencia.

Instalación Del Sistema

La instalación del sistema proporciona detalles completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente particular.

Iniciación Al Uso Del Sistema

En este punto se explica cómo iniciarse en el sistema y cómo se pueden utilizar sus cualidades comunes. Esta documentación debe decir al usuario cómo salir de un problema cuando las cosas funcionan mal.

Manual De Referencia

Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su uso, los informes de error generados y las situaciones en que surgen esos errores.

Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se pueden proporcionar por separado o reunidos en varios volúmenes. Los sistemas de ayuda en línea evitan que el usuario pierda tiempo en consultas manuales.

Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final

Como el usuario trabajará con documentos fuentes, éstos podrán tener un período de retención y un destino especificado.

Manual De Captación

Permite tener una clara visión del proceso de Captación de los datos fuentes previo al procesamiento electrónico de los mismos.

Objetivos

Documentar al usuario a cerca del recorrido a través de las pantallas del sistema.

Conocer la forma cómo el usuario puede utilizar el equipo necesario para la ejecución del sistema.

Contenido

Diagrama General Del Sistema

Este diagrama debe ser presentado gráficamente y en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el Manual Administrativo).

Diagramas De Pantalla

Presentar en este punto el flujo del sistema en las pantallas utilizadas por cada módulo.

Puntos a documentar en una pantalla:

Explicación del recorrido para llegar a la pantalla.

Formato de los datos a captar.

Formato en que son captados los datos.

Explicación Genérica De Las Fases Del Sistema

Es una explicación clara, breve de todos los módulos que se presentan en el diagrama general.

Equipo Utilizado Para La Captación

Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del sistema.

Debe contener los siguientes puntos:

Uso del equipo:

Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado para la captación de la información, dando una explicación del encendido, manejo, control y del material que se usa como medio de captación de los datos.

Entrenamiento del Software de la aplicación:

Explicación del software utilizado en complemento al sistema.

Ejemplo: como entrar y salir del sistema.

Situaciones Anormales

Se presentan mensajes que se emiten al momento de la captura de los datos o cualquier condición fuera dc lo normal. Ejemplo:

Situación anormal Mensaje Causas Soluciones

Entregas Al Computador

Establecer un calendario con fechas de entrega al computador, al igual que un horario para la obtención de resultados.

El calendario determina marca cuándo las actividades deben llevarse a cabo dc manera que la gestión del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en línea no se requiere. Ejemplo:

Operación Frecuencia Objetivo Hora de Entrada Hora de salida

Solicitud de reporte Semanal

Mensual Actualizar informe del departamento X Antes de las 2:00 p.m. 3:00 p.m.

Caducidad De Documentos Fuentes

Establecer por escrito la fecha de caducidad de los documentos fuentes,

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