LOS SISTEMAS EN LA ORGANIZACIÓN

UNIDAD II. LOS SISTEMAS EN LA ORGANIZACIÓN

2.1 DEFINICIÓN DE SISTEMA Y SUS ELEMENTOS

Sistema

Un sistema (del latín systēma, proveniente del griego σύστημα) es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algún otro componente; puede ser material o conceptual.1 Todos los sistemas tienen composición, estructura y entorno, pero sólo los sistemas materiales tienen mecanismo, y sólo algunos sistemas materiales tienen figura (forma). Según el sistemismo, todos los objetos son sistemas o componentes de otro sistema.2 Por ejemplo, un núcleo atómico es un sistema material físico compuesto de protones y neutrones relacionados por la interacción nuclear fuerte; una molécula es un sistema material químico compuesto de átomos relacionados por enlaces químicos; una célula es un sistema material biológico compuesto de orgánulos relacionados por enlaces químicos no-covalentes y rutas metabólicas; una corteza cerebral es un sistema material psicológico (mental) compuesto de neuronas relacionadas por potenciales de acción y neurotransmisores; un ejército es un sistema material social y parcialmente artificial compuesto de personas y artefactos relacionados por el mando, el abastecimiento, la comunicación y la guerra; el anillo de los números enteros es un sistema conceptual algebraico compuesto de números positivos, negativos y el cero relacionados por la suma y la multiplicación; y una teoría científica es un sistema conceptual lógico compuesto de hipótesis, definiciones y teoremas relacionados por la correferencia y la deducción (implicación).

Elementos de un sistema

El sistema se caracteriza por una serie de parámetros o constantes arbitrarias que determinan, por sus propiedades, el valor y la descripción dimensional de un sistema específico o de un componente del mismo. Los elementos de los sistemas son: entrada o insumo (input); procesamiento o transformación (throughput); salida, resultado o producto (output); retroacción, retroalimentación o retroinformación (feedback); ambiente (environment)

Procesamiento Retroalimentación Salida Entrada ambiente.

Entrada o insumo: Es la fuerza o impulso de arranque o partida del sistema, suministrada por el material, la información o la energía necesarios para la operación de éste. Así, por ejemplo, el ser humano, para sobrevivir y funcionar, está importando constantemente un número de elementos de su medio: el aire le entrega el oxígeno necesario para el funcionamiento de su organismo; los alimentos (indispensables para mantenerse); el abrigo para protegerse, etc. Las plantas importan energía solar que llega a sus hojas y así sobreviven.

Procesamiento, procesador o transformador: Es el fenómeno que produce cambios, es el mecanismo de conversión de entradas en salidas. Caracteriza la acción de los sistemas y se define por la totalidad de los elementos (y relaciones) empeñados en la producción de un resultado. El proceso se representa generalmente por la caja negra: en ella entran insumos y de ella salen elementos diferentes que son los productos. Cuando se tiene poca información sobre el procesador, se pueden hacer ciertas deducciones a partir de observaciones controladas: se controlan determinados insumos y se observan los resultados subsiguientes hasta obtener un número suficiente de posibilidades y combinaciones que permitan concluir sobre lo que es y lo que hace.

Salida, producto o resultado: Equivale a la “exportación” que el sistema hace al medio. Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los resultados de un sistema son las salidas. Éstas deben ser congruentes (coherentes) con el objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales (concluyentes), mientras que los resultados de los subsistemas son intermedios. Generalmente no existe una, sino varias corrientes de salida, ejemplo la corriente de salida de una planta es el oxígeno que ella exporta al medio, sin embargo, también produce alimentos, frutos y hasta belleza a través de sus flores.

Retroalimentación, retroinformación: Es la función del sistema que busca comparar la salida con un criterio o un estándar previamente establecido. La retroalimentación tiene por objetivo controlar el estado de un sistema sujeto a monitoreo. Este término implica guía, dirección y seguimiento. Así, la retroalimentación es un subsistema planeado para notar la salida (registrando su intensidad o calidad) y, en consecuencia, para compararla con un estándar o criterio preestablecido, manteniéndola controlada dentro de dicho estándar o criterio. Los desvíos de la salida con relación a lo planeado deben medirse mediante mecanismos programados de antemano. La retroalimentación trata de mantener o perfeccionar el desempeño del proceso para que su resultado sea siempre adecuado al estándar o criterio escogido.

Ambiente: Es el medio que rodea externamente al sistema. El sistema abierto recibe entradas del ambiente, las procesa y efectúa nuevas salidas hacia el ambiente, de modo que existe entre ambos una constante interacción. El sistema y el ambiente están interrelacionados y son interdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente a través de las entradas, y lo influencia, a su vez, a través de las salidas. Sin embargo, la misma influencia del sistema sobre el ambiente regresa al sistema a través de la retroalimentación. Para que el sistema sea viable y sobreviva, debe adaptarse al ambiente mediante una constante interacción.

De esta manera la o supervivencia de un sistema depende de su capacidad para adaptarse, cambiar y responder a exigencias y demandas del ambiente externo, el cual le sirve como fuente de energía, materiales e información. Dado que el ambiente está cambiando continuamente, el proceso de adaptación del sistema es un proceso dinámico. Este enfoque “ecológico” es importante para comprender el funcionamiento del sistema abierto. Aunque el ambiente puede ser un recurso para el sistema, también puede ser una amenaza para su supervivencia.

2.2 TEORÍA GENERAL DE SISTEMAS (TGS) EN LA ORGANIZACIÓN, MODELANDO CON DIAGRAMAS CONCEPTUALES

Características principales de un sistema

Un sistema, como decíamos más arriba, posee infinidad de componentes y características. En este capítulo vamos a analizar sucintamente las más importantes, ejemplificando en lo posible con el fin de que el profesor pueda, junto a los alumnos relacionarlo con los sistemas que realmente nos interesan en este texto: los sistemas educativos, y dentro de ellos, los subsistemas de acciones formativas.

Teleología

La teleología, (del gr. teloj, fin, y logía, ciencia, es la doctrina de las causas finales). En la teoría general de sistemas se refiere a toda orientación que cualquier sistema abierto posee con respecto a sus procesos. Es decir, que cualquier proceso está encaminado a unos objetivos, a unas finalidades. Sin metas es imposible que exista un sistema.

En la precisa definición de metas y objetivos está la clave de cualquier tipo de planificación educativa o formativa. «Si no sabes adónde vas, acabarás en otra parte», le decía el conejo a Alicia, en «Alicia en el país de las maravillas», de Carroll. Si se tuvieran siempre claras las metas, los métodos se convertirían mejor en actividades, y los procedimientos para evaluar formarían parte del sistema. Es muy común encontrar cómo se evalúa sin tener en cuenta ni objetivos ni procedimientos.

Equifinalidad

Una cualidad esencial de la sistémica es la equifinalidad, del latín aequi, igual. Por equifinalidad se entiende la propiedad de conseguir por caminos muy diferentes, determinados objetivos, con independencia de las condiciones individuales que posea el sistema. «Por todas partes se va a Roma».

Aunque varíen determinadas condiciones del sistema, los objetivos deben ser igualmente logrados. En educación, hablamos de variedad de estímulos, de diferentes métodos de trabajo, de creatividad en las actividades, siempre en función de los objetivos a lograr.

Ultra estabilidad y flexibilidad

Los sistemas son estables a pesar de las grandes posibilidades de cambio que poseen. Es tal la influencia creativa que engendra el feedback, que un sistema flexible nunca puede morir (entropía), si se mantienen sus necesidades, los objetivos son correctos y la capacidad de adaptación a los cambios aumenta.

La estabilidad no supone pues ausencia de innovación o de cambio; tanto es así, que por ultra estabilidad se entiende la capacidad que poseen los sistemas abiertos de mantenerse mediante el cambio de estructura y de conducta. De hecho, si los sistemas cerrados consiguen la estabilidad en condiciones específicas constantes, los sistemas abiertos pueden crear, tal como decíamos, nuevas estructuras, para así seguir siendo estables bajo otras condiciones.

En las aulas se nos pide a los profesores estar en actitud de constante cambio, de búsqueda de nuevos métodos y procedimientos para acceder a los mismos resultados, o tal vez a resultados mejores, en función de la rapidez, de la motivación o del grado o nivel de conocimientos del grupo.

Adaptación

La estabilidad exige al sistema adaptarse a circunstancias muy adversas y a tensiones que provienen del medio o de los procesos internos del propio sistema. La tensión obliga a nuevas adaptaciones, tal como se vio al comentar la virtud de la ultra estabilidad.

La preparación, puesta al día de profesores, medios, métodos, recursos y nuevas tecnologías, es producto de la facultad que tienen los sistemas de adaptarse con el fin de no morir

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