Presentación Electronica Eficaz

Elementos que intervienen en una presentación.

Presentador

Es la persona que comunica el mensaje y asume la responsabilidad del resultado derivado de su actuación. Debe de conocer la dinámica de la comunicación y la aplicación de algunas técnicas comunicativas, como la oratoria, etc. debe de comunicar con seguridad y transmitir sus conocimientos con sinceridad con el fin de captar la credibilidad y confianza del publico y no solo aparentar convicción.

Mensaje

Es el contenido de la presentación. Si el objetivo es claro y preciso, con información breve y necesaria fácilmente se asimila. Sin embargo durante el desarrollo de la presentación de la comunicación es cara a cara y el mensaje puede tomar varias variantes. Por lo cual las actitudes del presentador y de la misma presentación pueden enviar mensajes hablados o no hablados, intencionales o no intencionales, explícitos o implícitos, por lo que el orador debe procurar ser consciente de que y como se esta comunicando y emplear diferentes medios para relacionarse con la audiencia.

Audiencia

Es la persona o grupo de personas a las que se les presenta el mensaje. Las personas para las cuales fue preparado el contenido y material de la presentación, reunidos en un sitio especifico como espectadores activos, dispuestos o no a recibir el mensaje.

El proceso de la planeación :

La plantación es una parte importante del proceso y establece las acciones a seguir desde que se acepta hasta que concluye la participación en una exposición.

Con la información recopilada se organiza el contenido y se diseñan los materiales de apoyo. Durante las exposiciones presentador guía a la audiencia auxiliado por los recursos o medios establecidos y producidos de acuerdo con la plantación, pero sobre todo apoyado en sus principales cualidades, como dominio del tema, manejo de técnicas comunicativas, carisma y habilidad en el uso de la tecnología.

Una vez concluida la exposición el presentador debe verificar o comprobar si se alcanza el objetivo, así la plantación debe de proveer una forma de retroalimentación. Resumiendo, las acciones del presentador son: planear la presentación, organizar el contenido, guiar a la audiencia y comprobar el resultado o efecto de lo expuesto.

Proceso de Planeación

Debe ser planificado por el presentador, permitirá adelantarse a los hechos, anticipando las condiciones que puedan surgir. A continuación se presentan algunos conceptos útiles en este proceso.

Documentación

El presentador debe documentar cuidadosamente la fecha y el tiempo en el que esta programada la presentación, el tipo y el tema de la presentación, la naturaleza y tema del congreso o evento, la ubicación y las características del escenario, el tamaño y naturaleza de la audiencia y establecer el resultado que se espera lograr.

Identificación de contactos

Persona que convoca o la que coordina el evento sea el contacto principal que puede proveer al presentador de información útil y detallada relacionada con su participación.

Fuentes de información

Identificar las fuentes adecuadas para recopilar la información y elaborar o reforzar el contenido del mensaje. El documento puede ser resultado de una investigación.

Prueba de presentación

El éxito de una presentación puede ser evaluado al final del evento mediante la aplicación de alguno de los recursos ya comentados.

La prueba del material y el ensayo de la presentación tienen varios propósitos:

 Verificar la calidad, organización y cantidad del contenido en cuanto a los objetivos planteados y al tiempo disponible para la exposición.

 Probar el diseño y funcionamiento de la presentación respecto al tipo y tamaño de texto empleados, esquemas de colores y secuencia de las diapositivas.

 Permitir al presentador alcanzar un buen nivel de memorización del contenido, pero sin llegar a la repetición mecanizada.

 Probar el funcionamiento y manejo del equipo de proyección.

Plantación de la presentación electrónica

Planear la producción de la presentación electrónica , que es el apoyo visual necesario en toda exposición.

Recursos de Ayuda para la planeación

Desarrollas un plan general de acción y emplear formularios especiales son estrategias que ayudaran en la organización de la presentación.

Plan general de acción

Es una herramienta de organización en la que se proyectan las acciones o tareas necesarias para que el proceso de presentación concluya con éxito. En el se asignan fechas a cada una de las tareas y se indica la persona o personas responsables de realizar cada una. El alcance del plan general de acción puede ser tan amplio como la importancia y magnitud que requiera el evento.

La planificación debe girar en torno a la audiencia, todos los aspectos de la presentación , se consideran en relación con la audiencia a la que van dirigidos. Es la fase de planificación es conveniente:

1. Aclarar a hora en que esta programado el inicio de la presentación y verificando posteriormente, por si hubiera un cambio.

2. Considerar el tiempo neto para la transmisión del mensaje y conocer la dinámica que tendrá la presentación porque puede verse afectado por la intervención de la audiencia durante la exposición o por la reserva de tiempo para la sesión de preguntas y respuestas.

3. En funcionamiento del tiempo neto estimado, se decide la cantidad de material que tendrá la presentación.

4. Un expositor profesional prevé las posibles situaciones y tiene la precaución de considerar la forma de alargar o condensar la presentación en caso necesario.

5. Mas que con puntualidad, es necesario llegar temprano, porque las circunstancias no se ajustan siempre a lo previsto.

Listas de planificación

Son tres formularios que ayudan a prestar atención a los detalles que no deben olvidarse cuando se planifica la presentación.

• Lista de plantación portada: resume información necesaria para plantear preparativos, objetivos y el plan de acción de la presentación.

• Lista de plantación audiencia: resume las características de la audiencia y alguna de las cuestiones clave a planear sobre naturaleza y necesidades.

• Lista de plantación lugar: reúne información en torno a la ambientación, instalaciones y equipamiento del lugar.

Retroalimentación

Para comprobar los resultados y evaluar la eficacia de la presentación, es conveniente establecer un mecanismo de retroalimentación

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