Procedimientos

Organización y procedimiento interno

1. Organización interna

La dimensión de la Estructura Organizativa dependerá del tamaño de la empresa y su función básica en el mercado nacional. Existe un sin número de empresas importadores, donde su estructura básica es la del agente de compras y el área de despacho hacia el cliente final, con la debida dirección de la Gerencia General.

A continuación se presenta una Organización prototipo, sujeta a ser modificada, con base a las necesidades de cada empresa.

La función del departamento de Compras es dotar a la Empresa de todos los elementos necesarios para el normal desarrollo de las actividades de compra nacional y de importación. Calificar a los proveedores teniendo en cuenta la documentación requerida, los precios, la calidad y el servicio. Solicitar las cotizaciones que se requieran para elaborar los comparativos necesarios para tomar decisiones. Elaborar las ordenes de compra para todos los bienes o servicios que se requieran, con copia al almacén y/o bodega y otra para el proveedor. Principalmente responsable de la coordinación del procedimiento de importaciones y la comunicación estrecha con los agentes de servicio en apoyo al proceso.

2. Proceso de importación

¿Cómo se origina una importación?

PASO 1 El importador solicita cotización de un producto "X" a un proveedor en el extranjero.

PASO 2 El importador acepta la cotización y hace el pedido a su proveedor, por mail, fax o de la manera como su proveedor se lo acepte.

PASO 3 Procede a efectuar el pago en US$ no importando el país de que se trate, este pago puede hacerlo enviando giro bancario o depositando en la cuenta de banco que el proveedor el indique. Le informa a su proveedor que ya efectuó el pago.

PASO 4 El importador elige una agencia de carga en Guatemala y le informa a su proveedor el nombre de la empresa que va a transportar la carga y viceversa, a la empresa de carga le proporciona el dato del proveedor y le indica que tiene una carga que necesita traer a Guatemala

PASO 5 El proveedor confirma de recibido el pago y la preparación del pedido y a su vez contacta la agencia de carga para entregarle el pedido.

PASO 6 La agencia de carga recoge el pedido y lo mueve para Guatemala por la vía conveniente y previamente pactada.

PASO 7 Cuando la mercadería ingresa a Guatemala, la agencia de carga le informa al importador, ésta le debe indicar el monto de los impuestos a cancelar para el retiro de la mercadería de aduana. Normalmente la agencia de carga tiene su propio tramitador de aduanas quien es el encargado de realizar el trámite y elaborar la póliza de importación.

PASO 8 El importador emite el cheque por el pago de los impuestos y el pago del flete, normalmente son facturas por separado. La agencia de carga le hace entrega de su mercadería en bodegas del importador

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