SISTEMAS DE INFORMACION

INTRODUCCIÓN

Los sistemas de información son un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Los elementos de un sistema de información incluye; Personas, datos, actividades o técnicas de trabajo y recursos materiales en general (típicamente recursos informáticos y de comunicación, aunque no tienen por qué ser de este tipo obligatoriamente).

Todos estos elementos interactúan entre sí para procesar los datos (incluyendo procesos manuales y automáticos) dando lugar a información más elaborada y distribuyéndola de la manera más adecuada posible en una determinada organización en función de sus objetivos.

OBJETIVOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Dependiendo del tipo de sistema de información que se esté tratando, las funciones esenciales que respaldan su existencia se verán modificadas. En general, los sistemas de información tienen como objetivo:

 Respaldar las operaciones empresariales.

 Respaldar la toma de decisiones gerenciales.

 Respaldar la ventaja competitiva estratégica.

 Contribuir a la automatización de actividades y procesos en las empresas.

 Llevar la información de manera oportuna y adecuada a las instancias de la empresa que así lo requieran.

 Proporcionar un diagnóstico de la empresa en un momento dado.

Un sistema de información ejecuta tres actividades generales. En primer lugar, recibe datos de fuentes internas o externas de la empresa como elementos de entrada. Después, actúa sobre los datos para producir información. Por último el sistema produce la información para el futuro usuario, que posiblemente sea un gerente, un administrador o un miembro del cuerpo directivo.

La evaluación de la información obtenida, permite la retroalimentación del sistema.

FUNCIÓN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

Un sistema de información utiliza ratios informativos para ayudar a la detección

rápida de áreas problemáticas existentes y analizar su origen. Las operaciones empresariales que a menudo son realizadas muchas veces en un día forman la base para estos ratios. De este modo, un sistema de información debe poder acceder a datos compactados con el fin de obtener un rápido resumen.

El objetivo de los sistemas de información es permitir visualizar la información desde sus aplicaciones operativas desde la perspectiva que desee. Es posible definir el nivel de detalle en que se visualiza la información.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN UTILIZADOS EN LA ORGANIZACIÓN

1. Nivel Operativo: El propósito principal de es responder a preguntas de rutinas y dar seguimiento a las transacciones a través de la Organización.

2. Nivel de Conocimiento: El propósito es ayudar al negocio a integrar nuevos conocimientos en él y controlar el flujo del trabajo en oficina.

3. Nivel de Administración: El propósito principal es contestar preguntar como ¿Están funcionando bien? ¿Qué paría si…?. Monitoreo, control, toma de decisiones y actividades administrativas de la gerencia mediana.

4. Nivel Estratégico: Su asunto principal es parear los cambios en el ambiente externo con las capacidades organizacionales existentes.

DISTINTAS ESTRUCTURAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

La competencia existente, para la producción de más y mejores bienes y servicios, ha provocado que las Organizaciones se preocupen cada vez más, por eficientar los procedimientos administrativos, los procesos productivos y en general las estructuras Organizacionales. Se utilizan los diferentes patrones de diseño para organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el objetivo deseado.

Las empresas conscientes de que el trabajo humano organizado y tecnificado es la base de la “eficiencia” en sus actividades, independientemente de la naturaleza de estas (fabriles, comerciales, universitarias, bancarias, hoteleras, gubernamentales, etc.), han puesto especial interés a la “organización” como parte fundamental del proceso administrativo. Para seleccionar una estructura adecuada es necesario comprender que cada empresa es diferente, y puede adoptar la estructura organizacional que más se acomode a sus prioridades y necesidades.

Estructura Lineal: Esta forma de organización se conoce también como simple y se caracteriza por que es utilizada por pequeñas empresas que se dedican a generar uno o pocos productos en un campo específico del mercado. Además debido a su forma, ésta es rápida, flexible, de mantenimiento de bajo costo y su contabilidad es clara; además la relación entre superiores y subordinados es cercana y la toma de decisiones se hace ágil. De igual manera presenta desventajas como el hecho de la especialización, “se dificulta encontrar a un buen gerente puesto que se requiere un conocimiento general de la empresa, y se le dedica muy poco tiempo a la planeación, la investigación y el control”.

Estructura Matricial: Esta estructura consiste en la agrupación de los recursos humanos y materiales que son asignados de forma temporal a los diferentes proyectos que se realizan, se crean así, equipos con integrantes de varias áreas de la organización con un objetivo en común: El Proyecto, dejando de existir con la conclusión del mismo. Los empleados dentro de la matriz poseen dos jefes; un jefe de función y el jefe de Proyectos. La principal ventaja es la Capacidad de organización y coordinación y procesamiento de información y desventaja, el doble flujo de autoridad en ocasiones origina conflictos.

Estructura por Departamentalización: Esta estructura consiste en crear

departamentos dentro de una organización, esta creación por lo general se basa en

las funciones de trabajo desempeñadas, el producto o servicio ofrecido, el comprador o cliente objetivo, el territorio geográfico cubierto y el proceso utilizado para convertir insumos en productos. La ventaja de este sistema de organización es que claramente identifica y asigna responsabilidades respecto a las funciones indispensables para la supervivencia de la organización. Como desventaja, cuando existe esta organización, las personas se preocupan más por el trabajo de su unidad que del servicio o producto en general que se presta o se vende, esto causa una suboptimización organizacional.

Por Producto: Se organiza de acuerdo a lo que se produce ya sean bienes o servicios;

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