SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las organizaciones son cada vez más complejas, cada día incorporan nuevas tecnologías a su forma de trabajar con lo que consiguen competir en el mercado globalizado que el mundo actualmente maneja.

Por esta razón es importante que los sistemas de información computarizada o sistematizada sean implementados a cada empresa permitiendo de esta manera mejorar su forma de trabajo, logrando hacerse más competitivos.

Como podremos ver en el trabajo siguiente, estamos en la época del cambio, la generación de ejecutivos que esta liderando empresas tiene que tener una mente muy abierta para soportar los avances de la tecnología y aplicarlos a su organización, gracias a los bajos costos de los sistemas computarizados y a la competencia en los mismos es más fácil exigir e implementar medios que nos faciliten la toma de decisiones correctas.

Algunos expertos comparan la era de la Revolución Industrial con la época que actualmente esta viviendo la tecnología, con lo que comparto mi idea pues cada día vemos nuevos software, nuevos equipos, nuevas maneras de hacer las cosas y la organización que no este preparada para estos cambios, que no tenga capacidad de información o que la misma sea muy débil simplemente no puede competir contra el resto de organizaciones.

A continuación se detalla la forma en que los ejecutivos de esta nueva generación encuentran apoyos que les ayuden a ser más eficientes.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS (EXECUTIVE INFORMATION SYSTEM, EIS)

Un SIE (EIS por sus siglas en ingles) es un sistema de información para directivos que permite automatizar la labor de obtener los datos más importantes de una organización, resumirlos y presentarlos de la forma más comprensible posible, provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito.

Los SIE (EIS) se enfocan primordialmente a proporcionar información de la situación actual de la compañía y dejan en un plano secundario la visualización o proyección de esta información en escenarios futuros.

En un entorno característico de sistemas de información, el sistema consolida y administra muchas de las funciones de información diarias en relación con las áreas de oficina, administrativas, financieras y cualquier otra índole que el ejecutivo requiera.

Los SIE se construyen generalmente mediante la integración de software diseñados para operar conjuntamente con la infraestructura y las aplicaciones de información existentes en la institución.

El sistema debiera ofrecer informes y análisis de la información en tiempo real a toda la organización, debe incluir cuadros, gráficas e informes fáciles de leer, sobre todo información intuitiva que permita a los administradores realizar el seguimiento de indicadores críticos.

Los SIE debieran proporcionar acceso a la administración a categorías claves de datos relevantes, como son los datos internos creados por la organización, datos globales de la institución, datos externos (incluida información acerca de la competencia) y datos mundiales (con el uso de fuentes como Internet).

El uso de SIE ha permitido a muchas organizaciones comparar datos claves con los de sus competidores.

Es recomendable que los SIE incluyan una variedad de informes ordinarios incorporados, y las herramientas del sistema debieran permitir a los usuarios de administración crear informes especialmente diseñados que puedan enviarse a otra estación de trabajo o directamente a una impresora.

Características de un EIS:

Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y textos.

La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes:

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases hombre-maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

• Pueden acceder a información que se encuentra en línea, extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.

• El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.

Factores del éxito de un EIS:

Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras del tipo tecnológicas, organizacionales, psicológicas, educacionales, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.

Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.

Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:

a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.

b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito

...