SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA EJECUTIVOS

(EXECUTIVE INFORMATION SYSTEMS, EIS)

Sistemas de Información para Ejecutivos

Los sistemas de información para ejecutivos (EIS)

Un Sistema de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information System) es un sistema de soporte a la decisión que esta destinado a la alta dirección de una organización.

Los sistemas de información para ejecutivos suelen tener acceso a información financiera, de marketing, de ventas, información de recursos humanos, de fabricación, e información estratégica y competitiva.

Mientras los sistemas verticales que hemos mencionado anteriormente son sistemas importantes de “conocimiento” (porque implican el desarrollo, la acumulación, el almacenamiento, y la difusión de varios tipos y niveles de información), la empresa necesita también sistemas de “actuación”. Es decir sistemas que coordinen, controlen, e integren la información y las tecnologías a través de las distintas limitaciones o fronteras.

Los Sistemas de Información para Ejecutivos (EIS: Executive Information Systems) son sistemas computarizados que proveen a los ejecutivos un fácil acceso a información interna y externa que es relevante para sus factores críticos de éxito. Este concepto nació de la demanda de sistemas de información que respondieran a las necesidades reales de los ejecutivos en las organizaciones apoyándolos en la resolución de problemas no estructurados basándose en fuentes de información internas y externas, con la facilidad de resumir, filtrar, comprimir y rastrear datos críticos para las organizaciones, enfatizando la reducción de tiempo y esfuerzo requeridos para obtenerlos.

Características de un EIS:

Un buen sistema de información para ejecutivos presenta información en forma de gráficos, columnas y textos.

La capacidad para hacer gráficos se necesita para facilitar en el análisis rápido de las condiciones y tendencias corrientes; las tablas presentan mayor detalle y permiten el análisis de variaciones; la información de textos añade interpretaciones y detalles de los datos.

Las principales características de los sistemas de información para ejecutivos (EIS) son las siguientes:

• Están diseñados para cubrir las necesidades específicas y particulares de la alta administración de la empresa.

• Extraen, filtran, comprimen y dan seguimiento a información crítica del negocio.

• Implica que los ejecutivos puedan interactuar en forma directa con el sistema sin el apoyo o auxilio de intermediarios.

• Es un sistema desarrollado con altos estándares en sus interfases Hombre-maquina, caracterizado por gráficas de alta calidad, información tabular y en forma de texto.

• Pueden acceder a información que se encuentra en línea, Extrayéndose en forma directa de las bases de datos de la organización.

• El sistema está soportado por elementos especializados de hardware, tales como monitores o videos de alta resolución y sensibles al tacto, ratón e impresoras con tecnología avanzada.

Existe una serie de productos de software al alcance de todos para la planificación estratégica, diseñados para capacitar y ayudar a los administradores con la planificación estratégica.

Beneficios de un EIS:

Los sistemas de Información para Ejecutivos tienen un sin fin de beneficios que a la larga ayudan a la organización, los siguientes son los principales:

• Información a tiempo: acceso más rápido, información más exacta, relevante y concisa

• Sensibilidad al medio: Mejor acceso a la información, aún de datos externos, mejor sensibilidad al medio, y más información competitiva.

• Efectividad de ejecutivos: Mejora en la comunicación, desempeño mejorado, ahorro en tiempo de ejecución, mejor presentación de los datos.

• Cumplimiento de objetivos estratégicos: Aumento en radio de control, planeación mejorada, mejor toma de decisiones, mejor entendimiento de problemas, mejor desarrollo de alternativas.

• Economía: Ahorro en costos, menos papeleo, mayor respuesta al cambio en las necesidades del cliente, apoyo de reducción en la organización.

Factores del éxito de un EIS:

Hablar de la implantación de un EIS, la mayoría de las veces, significa hablar de un largo proceso contra barreras tipo tecnológico, organizacional, psicológico, educacional, etc. Aunado a esto, muchas veces se presenta una sola oportunidad de éxito o fracaso.

Se supone que los EIS están hechos a la medida para ser usados por ejecutivos de alto nivel; sin embargo, pocos son los que los usan.

Usualmente los sistemas que apoyan decisiones son difíciles de justificar usando métodos económicos estándar de evaluación. Un EIS es comúnmente desarrollado con altas expectativas de éxito, sin embargo terminan fracasando, y las razones principales son, según algunos investigadores basados en los siguientes criterios de evaluación:

a) Acceso. Es obvio que si un sistema se encuentra disponible significa que los usuarios tendrán acceso a él, de una manera no complicada y desde puntos clave. Si esto no sucede, el sistema no servirá de nada.

b) Uso. Un indicador importante es su frecuencia de uso. Si un sistema no es usado, o simplemente, los usuarios potenciales no lo emplean, esto se reflejará en el éxito del sistema.

c) Satisfacción. Si el sistema no puede satisfacer a sus usuarios, éstos no usarán el sistema.

d) Impacto Positivo. Un sistema es exitoso si tiene un impacto benéfico en los ejecutivos y la organización, al hacer los primeros, mejores decisiones la organización recibe mas beneficios.

e) Difusión. Otro punto que indica el éxito es la propagación del sistema. El número de personas que usa el sistema aumenta después de que los usuarios iniciales lo han probado.

Para que un EIS tenga éxito es necesario que cumpla con los siguientes factores:

• Que se vea bien.

• Que sea relevante.

• Que sea rápido.

• Que la información esté disponible y actualizada.

Factores de fracaso de un EIS:

Los siguientes son los factores considerados como “factores de fracaso” en los sistemas de Información para Ejecutivos:

• Tecnológicos: El EIS no es mejor que el sistema original. La tecnología no es adecuada o es inapropiada. Las interfaces son complicadas o los menús son extensos.

• Soporte: Los requerimientos de información de los usuarios fueron ignorados. Los cambios en las necesidades

...