Secretaria Ejecutiva

Índice General.

Lista de cuadros. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Lista de figuras. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 1

Marco conceptual. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Instituto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Ubicación. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Objeto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Misión, visión, y políticas. . . . . . . . . . . . . . . . . .

Organigrama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Departamentos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 2.

Marco metodológico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Descripción de las actividades del trabajo. . . . . . . .

Aportes realizados al departamento. . . . . . . . . . . .

Cronograma de actividades. . . . . . . . . . . . . . . .

Tabla de avance de actividades. . . . . . . . . . . . . .

Tabla de alcance de actividades. . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 3

Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Recomendaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Capítulo 4

Anexos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Formatos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Fotos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Indice de figuras

Cuadro 1, funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . .

Cuadro 2, funciones del trabajo. . . . . . . . . . . . . . . .

Figura 1, organigrama. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Controlar las diferentes actividades del Departamento de Coordinacion.

Capitulo 1.

1.1 Marco Conceptual.

Secretaria Ejecutiva.

Es la que se encarga de forma general de todas las labores administrativas, organización y difusión del congreso. Teniendo en cuenta sus principales cometidos y responsabilidades nombrados a continuación:

 Coordinación y entrega del material del congreso: carpetas, identificaciones, documentación entre otros.

 Apoyo y colaboración con el comité organizador.

 Expedición de certificados, facturas, bonos y cualquier otro documento para los congresistas.

 Información, en general sobre el congreso, sobre otras secretarias, comités, entre otros.

Una secretaria debe:

 Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias,

 Verificar el contenido de las órdenes del día y los listados de los asuntos que se tratarán incluyendo los soportes documentales necesarios.

 Remitir a cada integrante del comité la carpeta correspondiente en tiempo y forma.

 Deberá vigilar que los acuerdos del comité se asienten correctamente.

 Levantar el acta de cada una de las sesiones.

 Vigilar que el archivo de documentos este completo y actualizado, y conservarlo en custodia.

 Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del comité durante las sesiones.

Misión de la Secretaria.

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa.

Perfil de la Secretaria.

Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza, y que cumpla con las siguientes características:

 Buena presencia.

 Persona de buen trato, amable, cortés y seria.

 Excelente redacción y ortografía.

 Facilidad de expresión verbal y escrita.

 Persona proactiva y organizada.

 Facilidad para interactuar en grupos.

 Dominio de Windows, Microsoft Office, Internet

 Brindar apoyo a todos los departamentos.

 Desempeñarse eficientemente en su Área.

 Aptitudes para la Organización.

 Buenas relaciones interpersonales.

 Dinámica entusiasta.

 Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.

 Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión

Funciones de una Secretaria

 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio al cliente.

 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de éstos.

 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.

 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.

 Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.

 Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.

 Obedecer y realizar instrucciones que te sean asignadas por tú jefe.

 Mejora y aprendizaje continuo.

Imagen de Éxito.

La imagen profesional es uno de los factores más importantes en el logro de las metas deseadas. Es la combinación balanceada de la salud física, emocional y espiritual de los siguiente elementos:

 Conocimientos.

 Valores.

 Modales.

 Personalidad.

 Tacto.

 Humildad y Sencillez.

Vestimenta Profesional.

Todo profesional de oficina debe vestir adecuadamente y acorde con el ambiente laboral en donde trabaja. Generalmente la vestimenta debe ser sencilla, elegante

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