ENSAYO (Secretaria Ejecutiva)

ENSAYO

Una de las labores esenciales en todas las empresas que hacen posible que estas funcionen y marchen como un relojito es la que realizan a diario las secretarias, aunque a veces es subvalorada y hasta mal remunerada pero la mayoría de las veces alcanzan el reconocimiento por parte de los jefes y de los ejecutivos y por eso son llamadas la mano derecha de ellos.

Las secretarias en las empresas son toderas ya que realizan múltiples labores, nosotras somos auxiliares administrativas, digitadoras, jefes de redacción, auxiliares de oficina, recepcionistas, operadoras del conmutador, auxiliares de archivo y registro, auxiliares de información y servicio al cliente, asistentes de sistemas, la imagen corporativa y agradable con los clientes y proveedores, las responsables de que todo llegue y se envíe a tiempo, y como si fuera poco la que se ocupa del bienestar del jefe o los jefes para que ellos no se estresen.

Igual, en los escenarios actuales donde prima la competencia y el mercado, el cual presenta una gran dinámica de comercialización, y donde permanecen sólo las empresas que están realmente preparadas para enfrentar los retos, generar los cambios que el entorno les demanda, afrontar exitosamente las amenazas, aprovechar las oportunidades, garantizando competitividad y buen servicio, es necesario contar con recursos óptimos que le ayuden a alcanzar los objetivos planificados, especialmente, con un equipo humano bien capacitado, actualizado con los conocimientos que el presente exige y altamente eficiente.

Es precisamente, dentro de este equipo humano, donde se debe contar con una secretaria ejecutiva, que reúna todas las características anteriormente mencionadas para colaborar eficientemente con la gestión y el buen funcionamiento de la empresa, que haga parte del engranaje organizacional, fundamental de ésta; una secretaria, que además de manejar adecuadamente las relaciones humanas, trato con el personal, amabilidad con los clientes, debe saber administrar adecuadamente la agenda diaria de sus jefes, jerarquizar las acciones, los compromisos prioritarios, de acuerdo con las exigencias que se van presentando. Manejo de agenda, reuniones y correspondencia interna y externa, soporte en tareas administrativas.

La secretaria ejecutiva también debe ser consciente que constituye un punto de apoyo para la gerencia o administración, debe compenetrarse con aquellas acciones que son determinantes en el desempeño exitoso de ésta en su diario actuar, planificar, organizar sus acciones y establecer controles que les permitan garantizar resultados beneficiosos que favorezcan a toda la empresa.

Una cosa muy importante es que no se debe escoger una secretaria ejecutiva por preferencias de amistad, política o familiar, ya que éstas deben ser seleccionadas de acuerdo con un proceso de selección adecuado que reúna las condiciones básicas del perfil que se requiere. Este perfil actualmente, en un escenario económico y administrativo, integra los avances, beneficios y ventajas que genera la telemática, así como la destreza, habilidad en el manejo de las relaciones humanas , presencia física, emprendimiento, manejo de idiomas, preferiblemente el inglés, organización y la capacidad para adaptarse a los cambios organizacionales.

Una secretaria con sentido de pertenencia, que se identifique con las necesidades de la empresa, eficiente, puntual, con sentido de superación, responsable, motivada, asertiva, creativa, innovadora, servicial, comprometida, con la colaboración eficaz de hacer que la organización a la que presta sus servicios, alcance su gestión, rendimiento y logros exitosamente.

Por su parte, el jefe o la administración debe estar siempre atento con respecto al desempeño, rendimiento, productividad y logros que realiza la secretaria, apoyándola en aquellas debilidades que pueden ser transformadas en fortalezas, con acciones y estrategias que generen el cambio requerido,

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