Sistemas Contables

SISTEMAS CONTABLES MAS USADOS

1) Definir XBRL

XBRL es un lenguaje informático diseñado para la facilidad del intercambio de información empresarial, financiera. Esta idea ha atraído el interés de organizaciones públicas y privadas a nivel mundial. Se ha creado un consorcio sin ánimo de lucro XBRL internacional que gestiona el desarrollo y su extensión. España se integra en este consorcio mediante la asociación XBRL España, dentro de esta asociación se encuentra el Banco de España, ICAC, La agencia tributaria, INE, Registro Mercantil, CNMV y entidades bancarias.

Extensible Business Reporting Lenguaje XBRL permite crear taxonomías Es el diccionario que emplea el lenguaje. Definen etiquetas especificas de los distintos elementos de la información como puede ser el las rúbricas del balance o el Beneficio neto. XML . Lenguaje de programación flexible y abierto estándar para el intercambio de datos electrónicos entre empresas e internet.

Las principales ventajas del uso del XBRL son:

Inmediatez en la transmisión de la información a los accionistas, analistas dando mayor confianza y transparencia al mercado.

Reducción de errores, al no tenerse que volver a introducir los datos, por el mismo motivo se produce una reducción de costes y se pueden automatizar los procesos. Flexibilidad al poderse exportar la información en cualquier formato o sistema informático.

Todo esto se ve con un ejemplo, un informe de una empresa expresado en XBRL, podrá ser visualizado en un navegador de Internet, o abrirlo en hojas de cálculo, bases de datos. La idea es poder ver ese informe en programas de uso cotidiano en los PC sin grandes costes de adaptación y todo en un mismo formato estándar y a nivel mundial.

El XBRL en el mundo financiero permite hablar un mismo lenguaje entre todos los usuarios de esa información financiera.

El éxito de esta tecnología depende de la existencia de las taxonomías, clasificaciones donde se establecen las correspondencias entre los conceptos financieros y los códigos del lenguaje XBRL. Estas taxonomías se desarrollan para distintos fines.

Uno de estos fines en España es el que esta utilizando la Central de Balances del Banco de España, con el objetivo de reducir la carga informativa de la empresa colaboradora mediante el uso de nuevas tecnologías y el desarrollo de estándares.

Se ha creado una taxonomía XBRL para ser utilizada en los cuestionarios anuales y que incorpora otras taxonomías como la utilizada para cumplir con la obligación de depósito de cuentas en el Registro Mercantil.

2) Que pasos se requieren para la implementación de un sistema contable

Una de las preguntas que es necesario responder cuando se crea una empresa o se inicia una nueva actividad en la misma es la referente al sistema administrativo contable necesario que va a servir para el control de la actividad, su evaluación y la toma de decisiones sobre su funcionamiento.

En definitiva, nuestro cuestión radica en construir un sistema de información que se capaz de canalizar todas las operaciones que realiza la empresa de acuerdo con un proceso lógico y un modelo contable que nos permita obtener la máxima información necesaria con el mínimo coste posible.

Es importante destacar que muchas pequeñas y medianas empresas entienden que implantar un Sistema Informativo Contable (S.C.) consiste tan solo en introducir datos en un programa de contabilidad cualquiera, sin detenerse en analizar las peculiaridades de su empresa y actividad. Esta concepción lleva a no pocos problemas a todos nivel: dificultades en la captación de datos (los papeles no se sabe donde porque no tienen regulado su proceso en la empresa), ineficiencias del programa de ordenador, (se adquieren programas o módulos que no se precisan), falta de control interno y, en definitiva obtención de una información ineficiente y muchos casos, poco ajustada a la realidad de la entidad.

Frente a esta cuestión., hay que ser consciente que no todas las empresas se pueden permitir solicitar la ayuda a un consultor externo para que le elabore el sistema o simplemente, tienen destinado en su presupuesto cantidades pequeñas para el departamento de administración.

Por todo ello, y dado que entendemos que en muchos casos la elaboración de un sistema eficiente no requiere la aplicación de grandes esfuerzos, vamos a exponer los pasos necesarios que debemos de dar a la hora de implantarlo. En primer lugar veamos los análisis previos necesarios a realizar. Serían los siguientes:

PASOS PREVIOS EN LA IMPLEMENTACION DE UN SISTEMA CONTABLE

1.- Análisis de la empresa y de su entorno

2.- Análisis de las operaciones que realiza

3.- Análisis de la información requerida

1.- ANALISIS DE LA EMPRESA Y SU ENTORNO.

El primer paso a la hora de implantar un sistema es el análisis de la empresa o sistema a controlar objeto del trabajo. Para ello, tendremos en cuanta los siguientes factores que van a condicionar el sistema:

FACTORES A ANLIZAR

1.1.- Análisis de la actividad y el sector

1.2.- Análisis del tamaño y el entorno.

1.3.- Análisis de la organización

ANALISIS DE LA ACTIVIDAD Y EL SECTOR

El primer paso que debe de darse cuando se quiere implantar un sistema informativo contable es delimitar el sector de la actividad en que se puede encuadrar la empresa. En definitiva, se trata de preguntarse

¿Que actividad va a realizar la empresa?

Este dato nos va a resultar de vital importancia a la hora de configurar nuestra base de datos contable, ya que nos situará en la actividad base que realiza la empresa, conociendo cuales van a ser los puntos clave a seguir por el sistema y cuales otros no tienen razón de estar por lo que pueden ser excluidos.

Supongamos, por ejemplo, que vamos a realizar una implantación de un S.I.C. y el primer dato que recibimos es que se trata de una pequeña compañía de seguros. Con solo este dato podemos sacar las siguientes conclusiones:

A) En nuestro sistema, carecerá de importancia el capítulo de existencias almacenables, que se reducirá básicamente al almacén de material de oficina, lo cual implica que no necesitamos incidir de manera relevante en el control de almacén. En consecuencia, sabremos que a la hora de adquirir el programa de contabilidad no deberemos de tomar en cuenta aplicaciones para este fin.

B) Por otra parte y dada la estructura propia de la actividad de una compañía de seguros, (cobrar primas y pagar siniestros), nuestro sistema se deberá detener en la emisión de pólizas , control de cobros de primas y en el pago de prestaciones (siniestros), pudiendo llegar al caso de

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