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Las funciones esenciales de un SGBD son las de descripción, manipulación y control.

Descripción

La función de descripción debe permitir al diseñador de la base especificar los elementos de datos que la integran, su estructura y las relaciones que existen entre ellos, las reglas de integridad semántica, etc., así, como las características de tipo físico y las vistas lógicas de los usuarios.

Manipulación

Una vez descrita la base de datos, es preciso cargar los datos en las estructuras previamente creadas, con lo que la base de datos estará ya dispuesta para su utilización. Los usuarios tendrán necesidad de recuperar la información (consultar la base de datos), o bien de actualizarla porque se hayan producido cambios en los datos.

La consulta puede ser de dos tipos:

- Totalidad de datos en la que se recuperan todos los datos de la base de datos o todos los de un determinado tipo.

- Consulta selectiva en la que se tendrán que localizar los registros que cumplan una determinada condición (criterio de selección).

En ambos casos será preciso especificar la estructura lógica externa que se desea recuperar. El SGBD deberá, con estos datos, acceder a la estructura física de la base de datos donde se encuentran almacenados los datos, localizar aquellos registros indicados y ponerlos a disposición del usuario.

La actualización de una base de datos supondrá tres tipos de operaciones distintas:

- Inserción, cuando aparezcan nuevos elementos.

- Borrado, porque hayan desaparecido algunos elementos.

- Modificación de los datos de aquellos registros en los cuales se hayan producido cambios.

- Función de control

Esta función reúne todas las interfaces que necesitan los diferentes usuarios para comunicarse con la base y proporciona un conjunto de procedimientos para el administrador.

Consulta y Actualización

Ésta es la clase más básica de funciones y la única que es visible "desde afuera". Consiste en un conjunto de herramientas que permite a los distintos tipos de usuarios del SGBD extraer, manipular y modifica la información almacenada en la base de datos.

Algunos sistemas proveen una única interfaz, llamada generalmente lenguaje de consulta, para ser usada por todos los tipos de usuario.

Por ejemplo,

El lenguaje SQL permite ejecutar consultas y actualizaciones en una notación vagamente similar al lenguaje natural. La expresión:

select matricula, nombre

from alumnos

where carrera = "Ingeniería" and edad < 21

Produce como resultado una tabla con los números de matrícula y los nombres de todos los alumnos menores de edad de

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