ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La importancia de la Administración Documental y como se refleja su finalidad en las empresas, actualmente.

La importancia de la Administración Documental es que desarrollar el Sistema de Gestión Documental mediante la estandarización y reglamentación de los procesos de recepción, registro, radicación, producción, distribución, conservación, consulta, organización, retención, transferencias y disposición final de documentos, disponiendo y desarrollando los recursos tecnológicos de hardware y software necesarios, así como de las instalaciones e infraestructura requerida facilita el manejo adecuado y correcta organización de los archivos, evita la acumulación irracional de documentos y garantiza a los usuarios el acceso a la información.

Actualmente las empresas se están dando cuenta de la necesidad de tener los servicios de un Administrador Documental para el control eficiente de los documentos. La finalidad de la administración de documentos es crear una cultura organizacional que permita a los funcionarios tomar conciencia de la importancia que tiene las actividades administrativas y técnicas orientadas a la efectividad del manejo y la organización los documentos producidos durante su gestión para facilitar la consulta, utilización y conservación de los mismos.

Aspectos de la Ley 594 de 2000

1. La entidad cuenta con tablas de retención documental actualizadas para la administración de los archivos.

2. Las sedes y la cantidad de espacios o depósitos por cada nivel de archivo (archivos de gestión, archivo central y oficina de correspondencia).

3. La entidad tiene establecido un programa de capacitación en gestión documental.

4. La entidad tiene un programa de gestión documental.

5. Se utiliza una aplicación informática para administrar el inventario documental y la gestión de comunicaciones.

Aspectos del Acuerdo 027 de 2006

1. La entidad cuenta con cuadros de clasificación y tablas de valoración documental actualizadas para la administración de archivos.

2. La entidad tiene creado el comité de archivo.

3. El área encargada de gestión documental cuenta con un cronograma de transferencias documentales primarias.

4. La entidad tiene actas de eliminación documental aprobadas por el comité de archivo.

5. La entidad cuenta con un programa de limpieza para la documentación ubicada en los depósitos de archivo y provee de elementos de seguridad industrial al personal que trabaja en los archivos.

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