La importancia de la administración documental

FORO TEMÁTICO 1

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y

5 aspectos del Acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

c. Brinde su opinión frente a los aportes de dos de sus compañeros

- cual es la importancia de la administración documental? y como se refleja su finalidad en las empresas

La administración documental regula la gestión de archivos en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

su finalidad en las empresas se refleja en la recopilación de datos, los cuales se convierten en información que se evidencia en su cuerpo o contenido; aunque en algunas organizaciones esta gestión no se lleva a cabo como debería ser.

2- mencione 5 aspectos

*archivo central. Se agrupan documentos cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objetos de consulta

*documento administrativo. Solo por motivos legales las entidades podrán autorizar su salida temporal

*conservación de documentos. Es mediante un sistema de gestión que identifica la utilización de estos

*copia autenticada. Reproducción de un documento expuesto y autorizado por un ente competente

*gestión documental. Actividad administrativa tendiente a la planificación, manejo y organización de la documentación producida

*valor administrativa. Cualidad que para la administración posee un documento con testimonio de sus procedimientos y actividades

*Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que

conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

*Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor

sustantivo, histórico o cultural.

*Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la

planeación , dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos, financieros y del

talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.

*Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente documentos de

archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.

en realidad son mas de cinco aspectos; son los que mas he identificado en algunas organizaciones. gracias

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