Importancia De La Administración Documental

ACTIVIDAD 1

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

Es la base de la circulación de la información en las organizaciones; y trasciende al éxito en la toma de decisiones y la promoción de los sistemas de gestión de calidad.

Las tácticas y estrategias que promueven el proceso en los documentos desde el inicio o la planeación, su recorrido y entrega final a su destino

Gracias a este sistema se puede hacer un seguimiento de los documentos y evitar pérdidas a de más de la rapidez del proceso se pueden mitigar los costos.

Los documentos se crean envían, comprueban, almacenan y se buscan una y otra vez.

Las empresas pueden optimizar en organizar y recuperar un documento teniendo una buena administración documental porque ahora tiempo y dinero.

Pueden tener búsquedas rápidas,

Optimiza los procesos y garantiza la transparencia

Le permiten cumplir con los periodos de retenciones legales estos son argumentos sólidos a favor de un sistema documental

2Mencione al menos 5 aspectos de la ley 594 2000 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

a) Organización documental: Donde se clasifica y se ordena y se da una descripción de toda la documentación que ingresa al archivo.

b) En nuestra empresa hay un archivo central donde ya se almacenan la documentación derivados de los demás archivos y está controlando esta información.

c) DIGITALIZACION: donde toda documentación que ingresa a la empresa pasa por digitalización una manera donde el usuario puede acceder al documento sin necesitar tenerlo físico.

d) Disposición final de documentos: Donde se mira el ciclo vital del documento registrada en la tabla de retención cuando un documento llego a su ciclo de vida y utilidad; se da inicio a la eliminación ya que este documento paso por digitalización

Y se hace un bakup.

e) Radicación: se le da un número al documento que ingresa a la empresa y con este se localiza mucho más rápido en el momento de necesitarlo.

Aporte de los compañeros:

Hamilton Alejandro Virgues = esto es realmente lo que deberían tener toda empresa, ya que sea mucho o poco flujo de documentación que estas manejen porque les ahora tiempo y dinero y esto hace parte de las utilidades de sus empresas,

Gustavo Alonso Gómez= También aporta la importancia de la administración documental y todo esto nos lleva a un mismo idioma la importancia de tener cuidado con cada documento que se genere en cada empresa que maneje documentación y la organización que se debe tener con esta información.

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