ADMINISTRACION MECANICA

La Mecánica administrativa

Los tres elementos que integran la "mecánica administrativa" son:

La PREVISIÓN.

La PLANIFICACIÓN.

La ORGANIZACIÓN.

El primer elemento es la PREVISIÓN (pre: antes, y visión): se refiere a todo aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que podemos hacer, según Steward Thompson, "la previsión identifica una gama de posibilidades y nos prepara para ellas".

Dentro de la previsión consideramos nosotros tres aspectos principales: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.

Los objetivos: la importancia de este aspecto es máxima en la Administración, porque el resto de los elementos habrá de orientarse por los objetivos.

Las investigaciones: no hay organización moderna que no las realice para saber con qué elementos cuenta, y cuales le obstaculizan para alcanzar los objetivos. Así, se investigan los mercados, los créditos, los nuevos productos, los avances científico-técnicos, al personal que asumirá, etc.

Las alternativas: todo dirigente, en todos sus actos, está vinculado necesariamente con la toma de decisiones. Y toda decisión implica necesariamente elegir entre dos o más alternativas.

Debemos señalar que los sistemas modernos de Administración buscan estimular y ayudar la creatividad del dirigente y sus subordinados, para que no se sienta limitado a escoger entre un "se hace, o no se hace", ya que, en la mayoría de los casos, hay otras muchas y variadas posibilidades, no solo intermedias sino distintas, por lo que es muy importante entrenar y estimular la creatividad en el personal, especialmente en los dirigentes.

Según los estudios realizados y los criterios de directivos exitosos y de autores prestigiosos, el éxito del dirigente moderno radica en gran parte en su capacidad para presentar diversas alternativas, señalando a cada una sus ventajas y limitaciones. Esto es mucho más importante cuando se cuenta con todas las modernas técnicas que, sobre la base de métodos cuantitativos, estudian por medio de modelos matemáticos, de simulaciones, etc., las muy diversas alternativas posibles, para escoger la más adecuada. Además, se han desarrollado las técnicas de trabajo en grupo y otras que estimulan el desarrollo creativo para buscar posibles soluciones a problemas no estructurados.

El segundo elemento es la PLANIFICACIÓN (plan deriva de plano). La etimología indica, así, que lo que hacemos es fijar "planos" para orientar nuestra acción. Los planes de tipo administrativo son muy diversos. Todos pueden tener relación con la Administración, mencionaremos para entender mejor los más referidos a la Administración que son: los programas, los presupuestos, los procedimientos y las políticas.

Los programas: su esencia es determinar (fijar) el factor tiempo o sea, fijar tiempos precisos a cada actividad concreta, y asegurarnos después de que estos tiempos se cumplan con exactitud. De ahí, que los programas sean una de las actividades esenciales en la administración.

Uno de los errores más comunes, y a la vez de los más graves, que suelen cometerse en la dirección es el de dejar "abierto" el tiempo en que cada actividad debe realizarse. "Lo más rápido que se pueda", "lo más pronto posible", "a la mayor brevedad que sea factible"; son expresiones muy frecuentemente utilizadas y, que, pese a que indican aparentemente urgencia, dejan a una interpretación subjetívale qué debe entenderse por "pronto, rápido, breve", más efectivo sería decir: "para hoy mismo", "para dentro de ocho días", "para el próximo día diez".

Los programas establecen, además, para cada tiempo, la lista de funciones y actividades que deben realizarse. Es por esto que los programas bien formulados son esencialmente para la Administración.

Los presupuestos: son planes estimados en cantidades, ya sea que estas se fijan en número, como es frecuente hacerlo en los departamentos de producción por ejemplo: mil unidades diarias, cien kilos al mes, etc., o que se estimen en su aspecto monetario y financiero por ejemplo: ciento cincuenta mil pesos en inversiones al año, reducir el diez porciento de los costos.

Los presupuestos representan uno de los aspectos más útiles en la Administración, estos pueden determinar de manera general o por toda precisión y técnica.

Los procedimientos: se caracterizan esencialmente por la fijación de pasos y secuencias, es decir, por el "como" concreto de cada actividad.

Las políticas: son cursos generales de acción. Son como las llama R. Terry, "Los objetivos en acción". Esto significa que la política contiene, no solo la orden de alcanzar el objetivo, sino, inclusive marca los cambios o criterios para lograrlo, en forma tal que pueda existir una adecuada delegación de autoridad. Dado que la delegación adecuada es uno de los requisitos de la Administración, fácilmente se comprenderá el papel que tiene la fijación de políticas, ya que la delegación de autoridad no puede realizarse eficazmente sin políticas bien establecidas.

El tercer elemento es la ORGANIZACIÓN, existen tres grandes campos de la organización vinculadas a la Administración, estos son:

- la determinación y división de las funciones.

- la fijación de niveles jerárquicos.

- el análisis de los puestos.

La determinación y división de las funciones, tendrán muchas veces que cambiarse o suprimirse, al establecer un sistema de Administración.

La fijación de niveles jerárquicos equivale a la determinación de la autoridad y autoridad correspondiente a cada nivel, lo que es indispensable para la Administración.

Finalmente el análisis de los puestos determina las tareas y labores concretas que se encomiendan a cada dirigente, especialista y a cada trabajador.

A diferencia de lo que algunos autores especializados señalan, confundiendo a nuestro juicio el análisis de puestos, que surgió de la valuación de los puestos, con su concepto integral, el análisis es un aspecto

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