ADMINISTRACION PARCIAL 1 PARTE I: Verdadero / Falso

ADMINISTRACION PARCIAL 1

PARTE I: Verdadero / Falso (20 puntos)

Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas, justificando siempre su respuesta. Para que una afirmación sea verdadera debe serlo en su totalidad, es decir que si está incompleta o es falsa en su contenido o en su aplicación, se la considerará errónea.

El otro día su jefe le dijo que si desea jactarse de ser un buen administrador, debe pasar todo su tiempo planificando y dejar las tareas de organización, dirección y control a otras personas, ya que estas le generan una pérdida de tiempo. (10 puntos)

• FALSO.   Desde mi punto de vista, cuando hablamos de administrar no podemos centrarnos únicamente en la planificación, ya que sin importar la organización que estemos administrando no podemos concebir a la planificación separada del control, la organización y la dirección. Ya que en la planificación vamos a definir los objetivos, establecer las estrategias y coordinaremos las actividades.

Si deseo jactarme de ser una buena administradora debo intervenir tanto en la planificación, el control, la dirección como en la organización, ya que los mismos, se encuentran estrechamente relacionadas. Si únicamente planificamos y dejamos de lado el resto de este proceso estamos perdiendo de vista el fin del administrador que es el cumplimiento de objetivos organizacionales previamente establecidos.

Usted trabaja en una consultora que se dedica al asesoramiento empresarial en diversos temas. La próxima semana debe comenzar con el relevamiento de información, para el planeamiento del proyecto y definición del plan de trabajo (2º etapa del proceso de investigación administrativa). En virtud de ello, le ha consultado a su jefe qué debe hacer y él le ha respondido que debe utilizar todas las técnicas de relevamiento que pueda y reunir la mayor cantidad posibles de datos, porque mientras más información obtengan, mayores posibilidades de definir el mandato tendrán. (10 puntos)

FALSO.  Desde mi punto de vista, esta pregunta tiene conceptos verdaderos como conceptos falsos, en si varias partes constitutivas que son falsas. No es cierto que en el relevamiento se debe reunir la mayor cantidad de datos y utilizando todas las técnicas disponibles para ello, ya que el relevamiento debe ser selectivo, completo y exacto; es así que al tener bien en claro el objetivo, el analista seleccionará la información que realmente necesite para luego aprovecharlos en la cuarta etapa (diagnostico, evaluación y análisis de los hechos) adoptando las técnicas más convenientes para su recolección, ya que es igualmente perjudicial la cantidad innecesaria de datos que no servirán en la próxima etapa como la insuficiencia de ellos.

Asimismo, cuando se comienza con el relevamiento (TERCERA ETAPA) para el planeamiento del proyecto y definición del plan de trabajo (SEGUNDA ETAPA), es decir que ese planeamiento del proyecto  es cronológicamente anterior al relevamiento. Para el planeamiento del proyecto y definición del plan de trabajo es necesario primero pasar por la primer etapa, donde se realizará el estudio preliminar, a los efectos de determinar la finalidad del mandato, tras mantener conversaciones con el nivel gerencial y directivos dela organización. En el relevamiento (TERCERA ETAPA) en tanto y en cuanto éste sea selectivo, exacto y completo permitirá al analista haber asimilado la información recogida y registrada; de manera tal de estar en condiciones de desarrollar cualquiera de los puestos involucrados en el análisis, salvo caso se trate de una función técnica y específica; es así que se encuentra preparado para avanzar a la siguiente etapa (CUARTA ETAPA) donde se analizarán los diversos elementos disponibles y se obtienen las primeras conclusiones sobre la conveniencia o no de realizar un rediseño de los procedimientos analizados o mejoramiento de los métodos. Por lo mencionado anteriormente y teniendo en cuenta que si el objetivo es enunciado en forma general en la primer etapa por parte del solicitante del análisis, éste objetivo se irá perfilando y reajustando en relación a sus propósitos perseguidos en forma más concreta a medida que se avanza con las indagaciones; considero incorrecto afirmar como lo hace el último párrafo que a mayor información, mayores posibilidades de definir el mandato tendrán. Ya que esa información obtenida durante el relevamiento (TERCERA ETAPA) prepara al analista para el diagnóstico, evaluación y análisis de los hechos (CUARTA ETAPA).

PARTE II

Usted deberá responder a las siguientes preguntas teóricas.

En la quinta etapa de la investigación administrativa se confecciona el diseño global y detallado del nuevo proceso o sistema que se ha estudiado. Este tipo de diseños se da a conocer a través de la presentación del informe. El informe tiene por finalidad que su destinatario perciba su contenido, en su justa medida, y que, por lo tanto, pueda contemplar lo que se observó en el diagnóstico y la solución que se propone llevar adelante. 

Se le solicita explique detalladamente en qué consiste el informe escrito y oral y que, a medida que avanza en su explicación, vaya ejemplificando cada uno de los aspectos que se contemplan en el mismo. Usted podrá realizar los supuestos que requiera para poder desarrollar la respuesta.

• INFORME ORAL

Presentación oral de proyectos
Las presentaciones orales se desarrollan a través de tres etapas que tendré en cuenta para desarrollar las mismas

1. Planificación de la presentación.

Esta etapa consiste en el desarrollo de la estrategia para lograr la aprobación del proyecto. Asimismo, la estrategia debe incluir una serie de aprobaciones parciales comenzando por los niveles más bajos de la organización y continuando con sucesivas aprobaciones a medida que se asciende en la línea de autoridad. O sea habiendo entrevistado los niveles operativos podré determinar que necesidades de cambio se presentarán. Lo que se busca a través de este camino, es facilitar la aprobación del proyecto por la alta gerencia. Asegurándome que todos aquellos que interfieran en la aplicación del proyecto lo hayan comprendido y tenga una grado de aceptación considerablemente alto, porque además de su aprobación debo tener en cuenta su posterior implementación en la organización.

1. Organización de la presentación

Trataré siempre de mantener la atención del auditorio, basándome en los cambios propuestos basados en los factores tecnológicos y económicos:

• Duración de la exposición: no siendo excesivamente extenso y teniendo en cuenta de argumentar correctamente los temas principales que enunciado como factores de cambio para aprovechar las ventajas del factor tecnológico y adelantarse a las posibles consecuencias de una amenaza económica, originada por las diferentes turbulencias financieras a nivel mundial que se desarrollan en la actualidad.
• Contenido de la presentación: teniendo en cuenta el nivel, conocimientos y experiencias de la audiencia y considerando que la audiencia estará conformada por el nivel gerencial, se deberá poner énfasis en términos de objetivos, efectos, controles y costos, evitando la mención de de detalles específicos referidos a cómo las actividades se llevarán a cabo.
• Partes de la presentación – la presentación debe ser dividida en partes que guarden un ordenamiento lógico y cuya duración sea equilibrada dentro del conjunto.

1. Las formas escritas durante las presentaciones orales : si bien estamos hablando de presentaciones orales, debemos tener en cuenta que las “ayudas” visuales que utilicemos son de vital importancia, por lo cual en las mismas se deberán aplicar todas aquellas técnicas para lograr un impacto positivo en la audiencia, aprovechando al máximo este recurso.

• INFORME ESCRITO

Para poder determinar en qué consiste el informe escrito debo expresar que debo determinar acabadamente lo siguiente para poder plasmarlo en él:

• Definir las salidas: En este punto, tendrá gran importancia las necesidades de la Dirección, los objetivos a lograr y políticas a seguir.
•  Definir las entradas: En función de la definición de las salidas, se establecerán las entradas o datos a procesar. Que en este caso en particular serían teniendo en cuenta los factores tecnológicos y económicos.
• Especificar los archivos: Una vez que esos datos, han sido detectados y registrados, será necesario mantenerlos durante un período de tiempo variable, en un archivo adecuado y por lo tanto, el analista determinará cuáles son los archivos necesarios, que información se almacenará y durante cuánto tiempo.
• Especificar los procedimientos: Deberá determinar cuáles serán los procedimientos que transformarán las entradas en salidas. Como ser el buscar entidades financieras que aseguren la solvencia económica de la organización si nos referimos al factor económico o nuevas tecnologías que sean más eficientes en relación a procedimientos y máquinas empleadas en las distintas actividades.
•  Definición de los medios de procesamiento: Dado que el diseño global no solo se realiza por razones de ordenamiento metodológico, sino también para pasar las pruebas de justificación económica, será necesario presentar alternativas de medios de procesamientos. Una vez determinado esto si podría presentar el informe escrito respetando todas las prescripciones estudiadas en la materia, desde sus partes constitutivas hasta la forma de hacerlo puntualmente.

PARTE III: Aplicación Práctica (65 puntos)

Usted deberá responder a las preguntas que se hacen al finalizar el caso que se presenta a continuación. 

¿Recuerda la organización EVE (Esfuerzo, Voluntad y Esperanza) que le presentamos en la actividad 2 del módulo 1? Vamos a trabajar en ella, así que los invitamos a leer nuevamente de qué se trataba esta organización, así refrescan su memoria.
Una vez que hayan terminado de leer la actividad responda a los siguientes interrogantes:

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