ALGUNAS PAUTAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

AGENDA Activo disponible:

Activos:        

Disponible:        

El efectivo o caja:        

ALGUNAS PAUTAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO        

Caja menor:        

Extractos bancarios:        

Ejercicio.        

1. Activos:

Representa los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización son la fuente potencial de beneficios presentes o futuros.

Comprende los siguientes grupos: disponible, inversiones, deudores, inventarios, propiedad planta y equipo, intangibles, diferidos, otros activos y las valorizaciones.

Las cuentas que integran cada clase son de naturaleza débito, con excepción de las provisiones, las depreciaciones, el agotamiento, y las amortizaciones acumuladas.

Desde la perspectiva financiera, una empresa es un proyecto de inversión. Lo anterior nos permite anunciar que los activos, además de constituirse en bienes y derechos (perspectiva jurídica), también constituyen la Inversión.

Así entonces tenemos la siguiente composición dela ecuación contable

Tabla 1. Enfoques de la Organización

1. Fuente: Elaboración Propia

2. Disponible:

está comprendida por las cuentas que representan recursos de liquidez inmediata, total o parcial, entre las que se puede mencionar la caja o efectivo, bancos y otras entidades financieras, las remesas en tránsito, y los fondos.

1. El efectivo o caja:

comúnmente se define el efectivo como el dinero y cualquier otro activo que  pueda ser depositado en bancos, como cheques o comprobantes firmados de tarjetas de crédito.  El efectivo ocupa el primer lugar en el balance general porque es el activo más liquido de todos los activos corrientes, el efectivo es el más susceptible al robo entre todos los activos y por consiguiente requiere de sistemas de control.

1. ALGUNAS PAUTAS DE CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO

• Separar las funciones de manejo de efectivo del manejo de los registros contables.
• Listado de control de las entradas de efectivo diario.
• Depósitos bancarios diarios de todos los ingresos de efectivo.
• Realizar todos los pagos en cheques o giros electrónicos
• Verificar la validez y el valor de cada gasto, antes del giro de un cheque.
• Aprobación y autorización
• Separar las funciones de aprobación de gastos y firma de cheques.
• Hacer arqueos de caja menor, sin previo aviso.
• Efectuar rápidamente las conciliaciones de los extractos bancarios con los registros contables. Extracto vs auxiliar del banco

1. Caja menor:

se hizo énfasis en hacer todos los pagos significativos con cheque.  Sin embargo resulta conveniente en todo negocio tener una pequeña cantidad de dinero disponible, con el cual efectuar algunos gastos menores (papelería, taxis, refrigerios, combustibles, etc.).

Para crear el fondo de caja menor

se gira un cheque pagadero a nombre del responsable de la caja menor, por una suma global, la cual cubrirá estos pequeños gastos por un periodo de un mes aproximadamente, este cheque se hace efectivo y el dinero se guarda en una pequeña caja fuerte, el encargado de efectuar los pagos menores, lo hace con este dinero y obtiene un recibo a cambio, de modo que siempre la suma de los recibos y el dinero en caja debe ser igual al valor destinado para la caja menor.   Al final del periodo o cuando el fondo se agota, se gira un cheque reembolsando el fondo por los gastos menores efectuados.  El giro del cheque se registra debitando las cuentas de gasto correspondientes y acreditando el banco por concepto de efectivo caja menor.

Es importante definir el monto máximo de pagos por caja menor, de tal manera que quien custodia este activo, no vulnere la política o norma. Quiere decir lo anterior, que si definimos el valor máximo en $100.000, las facturas superiores, es decir, dicho pagos no se pueden reconocer por la vía de caja menor.

• Caja general.
• Caja menor.

DIFERENCIA ENTRE CAJA GENERAL Y CAJA MENOR

La caja menor es para los gastos pequeños (artículos de libreria, articulos de limpieza o refrigerios), mientras que la caja general es para los gastos significativo (compra de mercaderias o pagos a proveedores), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor  solo maneja efectivo nacional.

...