Control Interno

CONTROL INTERNO EJERCICIO Nº 1

Resolución.

COMPRAS

1.-Al no existir puntos críticos de inventario, entendemos que los procesos y procedimientos en esa área se están llevando a cabalidad de una forma eficiente y eficaz.

2.- Deficiencia de Control:

• No se solicitan cotizaciones a varios proveedores para las compras de materias prima.

Problemas que se puede ocasionar:

• como consecuencia esto puede ocasionar precios elevados de productos,

• fraude.

Recomendaciones:

• Se recomienda reforzar el control en cuanto a los procedimientos sobre cotizaciones y compras de materiales e insumos

• Exigir las cotizaciones respectivas para cada compra, todo esto en base a controles sorpresa para la revisión de documentación sustentatoria

Acción:

• Realizar capacitaciones constantes para informar, recordar y concienciar al personal sobre los procedimientos y funciones del cargo.

3.- Deficiencia de Control:

• Las ordenes de compra no son autorizadas por funcionarios responsables

Problemas que se puede ocasionar:

• Los problemas que se pueden ocasionar es la mala administración de los fondos

• figuración de proveedores fantasma.

• fraude.

Recomendaciones:

• Se recomienda, elaborar e implementar un rango de autoridad monetaria para la firma y aprobación de ordenes de compra

• Al realizar erogaciones mayores se recomienda la aprobación de un comité de compras,

Acciones:

• Establecer niveles de autoridad por área y en cuanto al rango monetario de aprobación de igual manera de acuerdo a las exigencias que tenga cada área por tradición.

4.- Deficiencia de Control:

• No se cotejan los precios de las órdenes de compras aprobadas con los de la factura que entrega el proveedor,

Problemas que se puede ocasionar:

• El problema generado es el registro erróneo de las deudas debido a las posibles diferencias que puedan existir ya sea por incrementos no acordados de los precios de los productos que se compran o por productos que no estén especificados en las ordenes aprobadas pero que están introducidos en la factura,

Recomendaciones:

• Se recomienda al Dpto. de Contabilidad, en cuanto a la recepción de facturas de proveedores que las mismas estén respaldadas por la orden de compra aprobada, toda vez que el control que se pueda realizar, en cuanto a la comparación OC vs Factura, sea el adecuado y figuren los montos correctos.

Acciones:

• No aceptar las facturas sin documentación de respaldo (Orden de Compra Aprobada)

5.-Deficiencia de Control.

• Los informes de recepción no son prenumerados.

Problemas que puedan provocar

• Confusión y desorden en cuanto a la información que se maneja

• Información tardía e inoportuna

Recomendación

• Numerar la información u ordenarla de alguna manera que se fácil de identificar a la hora de realizar algún informe o noto importante.

Acción:

• El Dpto de RR.HH debe capacitar y ejercer mayor control a la encargada de recepción toda vez q la información que se le pueda solicitar sea confiable y este disponible a la brevedad posible.

PAGOS.

1.-Deficiencia de Control:

• Firma de cheques sin documentación de respaldo.

Problemas que se puedan ocasionar:

• Fraude

• El monto a registrar en el cheque no es confiable

• No se conocen los antecedentes del pago

Recomendaciones:

• Exigir los respaldos respectivos antes de la firma de cheques, toda vez que se pueda comprobar que el monto es correcto, que se pueda evidenciar los antecedentes y aprobación del pago y se pueda asegurar la existencia de la persona o entidad que se beneficiara con el pago.

Acciones:

• Los cheques que carecen de documentación sustentatoria o de respaldo no deben ser aceptados ni firmados por el responsable,

• Exigir la documentación de respaldo para cada cheque antes de ser firmados.

• Capacitar a la encargada/o de caja en cuanto a la documentación de respaldo que cada documento mercantil debería llevar adjunto, para evita cualquier tipo de error o mal entendido en cuanto a los datos que contienen los mismos.

2.-Deficiencia de Control

• Se mantiene en caja cheques firmados en blanco para hacer frente a eventuales desembolsos.

Problema que se puede ocasionar:

• Robo, fraude, abuso de confianza por parte del encargado de caja

Recomendaciones:

• Llevar un control minucioso de los cheques firmados en blanco

• En lo posible no firmar ni dejar firmados cheques en blanco

• Los cheques firmados en blanco guardarlos en un lugar seguro.

Acciones:

• Estables un dia en especifico para sacar cheques

• Tratar de evitar dejar cheques firmados en blanco

• Pagar las eventualidades con caja chica, si se pudiera, caso contrario, ubicar al encargado de la firma de los cheques y llevar el mismo para hacerlo firmar.

3.-Deficiencia de Control:

• La empresa no paga en termino a sus proveedores y pierde la posibilidad de aprovechar descuentos por pronto pago.

Problemas q se puede ocasionar:

• Problemas en si ninguno, pero si perdería la oportunidad de reducir costos y aumentar ganancias aprovechando los descuentos ofrecidos.

Recomendaciones:

• Se recomienda analizar las posibles compras para ver la posibilidad económica que tendría la empresa de aprovechar los descuentos por pronto pago

Acciones:

• Previsionar fondos para las compras con descuento por pronto pago

4.-Deficiencia de Control:

• No se efectúan arqueos de caja chica

Problemas que puede ocasionar:

• Gastos innecesarios

• Información incompleta

Recomendaciones:

• Incrementar controles de caja chica

• Proponer la realización de arqueas de caja chica diarios o por lo menos 2 veces por semana

Acciones:

• Capacitar y concientizar al encargado/a de caja sobre la importancia de los arqueos de caja chica.

• Exigir la elaboración de arqueos de caja chica

• Controles sorpresa a los gastos de caja chica

5.- Al confeccionar o realizar

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