Acta Control Interno

ACTA Nº:  01

LUGAR:

Sede Administrativa Los Alpes

HORA INICIO: 09:33 a.m.

HORA TERMINACIÓN: 10:38 p.m.

ELABORÓ:

Cristina Restrepo

FECHA: 22/05/2018

OBJETIVO

Dar a conocer Resoluciones sobre el nuevo Modelo de MIPG, Cronograma de Auditorías internas de Control Interno.

Se comienza la Reunión a las 09:33 a.m., comentando que se realizaron 3 Actos Administrativos donde una resolución habla del Nuevo Modelo de MIPG donde se integra la Séptima Dimensión con el Sistema Integrado de Gestión y que las otras dos Resoluciones se tratan de la conformación de un Comité Institucional de Coordinación y un Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

La Jefe de Control Interno inicia leyendo el Acto Administrativo de conformación de un  Comité de Gestión y Desempeño indicando quienes son los integrantes (1. El Presidente de la Corporación quien lo preside, 2. La Secretaria General, quien ejercerá la función de Secretaría Técnica,3. La Tesorera, 3. Jefe de Oficina de Control Interno), aclara que la Secretaria General es la Secretaria Técnica y que tiene las Funciones de: 1. Preparar el orden del día, 2. Citar a las sesiones a los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño e invitados, 3. Levantar el acta de cada reunión y someterla a consideración de los miembros del comité para su aprobación, 4. Compilar los documentos que deberán enviarse a los miembros del Comité y verificar los soportes de los mismos, 5. Organizar, actualizar y custodiar el archivo del Comité, 6. Verificar las decisiones adoptadas por el Comité, 7. Hacer seguimientos a los compromisos establecidos en las diferentes reuniones, 8. Realizar el seguimiento a las decisiones que se adopten, 9. Presentar y remitir los informes y requerimientos respectivos y que el Jefe de Control Interno tiene Voz pero no Voto.

Luego pasa a leer la resolución de Conformación del Comité Institucional  de Coordinación de Control Interno y que los integrantes de dicho Comité son las mismas personas que del Comité de Gestión y Desempeño en donde la Secretaría Técnica en el Jefe de Control Interno y que contará con  Voz pero no con Voto; señala que las Funciones de la Secretaría Técnica son: 1. Convocar a sesiones a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando: hora, día y lugar de la reunión. 2. Programar la agenda del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno y enviarla previamente a cada uno de los integrantes del Comité. 3. Redactar las actas de las reuniones. 4. Organizar la logística y los recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité. 5. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico. 6. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité. 7. Participar en las reuniones del Comité, con voz y sin voto. 8. Las demás funciones que establezca la ley o el reglamento. Relata la Jefe de Control Interno que las reuniones de los Comités anteriormente mencionados se pueden realizar como mínimo dos veces al año.

Por otra parte señala  que con el antiguo Modelo de Control Interno (MECI) se realizaba  un informe Ejecutivo Anual pero que desde el año anterior ahora ese informe se llama Furag II y que se está a la espera de los resultados de dicho informe que se presentó en año anterior.

Comenta que la Oficina de Control Interno es totalmente independiente a cualquier Entidad y que los hallazgos que se presenten en la Auditoria Interna que tiene programada son para Mejorar y que el informe mirará el grado de pertenencia de cada uno de los Lideres del Proceso, también aclara que Control Interno tiene la Potestad de informar cuando va a realizar Auditorías Internas y que las que hace por sorpresa es porque ve que se está presentando algún acto de Corrupción y se puede levantar un Proceso Disciplinario, además indica que la Oficina de Control Interno tiene la Facultad de enviar informes a los Entes de Control cuando evidencia que no se están realizando las actividades correctamente; además hace saber qué Control Interno sugiere - NO OBLIGA y que cada quien mira si acata las sugerencias.

La Jefe de Control Interno presenta el Ciclo de Auditorias las cuales inician desde el 23 al 30 de mayo y del 04 de mayo al 13 de mayo del año en curso.

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Comenta que la próxima reunión se tocaran tres temas fundamentales como: Auditoria,

 Resultados y Propuestas de Mejoramiento.

Por otra parte indica que en el Empalme realizado por el anterior Jefe de Control Interno se evidencia que hay conformado como 12 Comités y que se debe mirar cuales se integrarian y cuáles y enfatiza que el Comité de Bajas no se integraría con ningún otro comité No; a lo que propone la Tesorera de la Corporación que se revisen primero los Actos Administrativos de los años 2013, 2014 y 2015 para validar la conformación de dichos Comités y así poderlos integrar con el Comité de Desempeño y que el Asesor Jurídico de la Corporación realice la Resolución señalando la Integración.

Por otra parte habla la Secretaria General informando que llegó un comunicado de la Gobernación de Cundinamarca  para asistir a unas Mesas de Trabajo para el día 29 de mayo de 2018 a las 2:00 p.m. y propone que para asistir a esas Mesas de trabajo se pueda contar con la Presencia de la persona que está colaborando con todo el tema de Secretaría en la recepción de Documentos ya que se va a encargar de los temas de Archivo de Gestión, además para que asistan las personas de apoyo en Archivo.