Informe de Auditoria control Interno

INFORME DE MONITOREO DE VISITA DE CAMPO (IMVC)

Actividad Monitoreada: ____IMPLEMENTACION____

1. INFORMACIÓN GENERAL

Informe de Auditoria control Interno.

Departamento Auditar: Implementación

Coordinadora del Departamento: Angela Miolli

Departamento Auditor: Evaluación y Monitoreo

Auditor: Oficial de M&E Stefany Coraspe

Fecha de Auditoria: 14-15 de Oct del 2019

 El día 14 de Nov se dio Inicio a la auditoria con la coordinadora del departamento de Implementación Angela Miolli donde se hizo entrega del material físico que solicito Monitoreo y Evaluación, entregando la siguiente

Solicitud:

• Informe de Beneficiados Seleccionados y No seleccionados.
• Reportes y Cronogramas de Entrega
• Informes y Cronogramas de Trabajo
• Guías Nutricionales/Wash
• Procesos y Procedimientos del área.      
• Entrega de la Data

En cuanto a la entrega, todo estuvo a tiempo y completo el material.

Procedimiento de revisión de lo solicitado:

La revisión, se realizó en dos partes:

1. Informes y Cronogramas de Trabajo

El Informe Interno y el Cronograma de actividades va desde 7 de marzo-30 hasta el 30 de octubre del 2019.         

Hago énfasis en el mes de AGOSTO, ya que en la revisión falta este mes por entregar y revisar.

1. Informes de Beneficiados Seleccionados y No seleccionados

Ambos informes fueron entregados a tiempo y aunque están completos, pude observar todos los beneficiados que fueron seleccionados en su momento, sin embargo, se realizó en determinado tiempo, cambios en la selección de algunos beneficiados, lo cual esto no esta reflejado en el informe y es importante que lo este para estar al tanto y actualizados con los cambios que se realizaron.

En cuanto al informe de las personas que no fueron seleccionadas se explica claramente las razones y refleja también explícitamente un cuadro de los resultados de selección donde un grupo a pesar de que cumplía con los requerimientos para ser beneficiado del proyecto Umav, no podían entrar porque ya estaban los cupos hasta el tope y no se podía agregar más personas.

1. Reportes y Cronogramas de Entregas

Primera Entrega: Cronograma y un reporte de entregas de logística.

Segunda Entrega: Cronograma de entrega y plan de distribución

Tercera Entrega: Cronograma y Plan de distribución

Cuarta Entrega: Cronograma y responsabilidades de los voluntarios en las entregas más el registro cronológico

Quinta Entrega: Cronograma de entrega, Responsabilidades de voluntarios y oficiales, directorio integral de campo y el registro cronológico de la entrega.

Sexta Entrega: Cronograma, responsabilidades de voluntarios y oficiales para la entrega, distribución integral de campo, plan de distribución de logística.

A medida que se hacia las entregas se iba mejorando el contenido de la información.

El reporte general de cada artículo que se entregó no está en físico. Los oficiales hicieron cada reporte de sus entregas a Monitoreo por el sistema.

1. Guías Nutricionales. Wahs

Guías de Nutrición: Desde Febrero hasta el mes de abril en FISICO

Guías de Wahs: Febrero y marzo en Físico

Guías de Alimentación Complementaria: Febrero y marzo

Guías de Lactancia Materna: Febrero y marzo

Se necesita que esta información este actualizada físicamente para mantener el control de las capacitaciones que las nutricionistas van a transmitir a los beneficiados.

Aunque, monitoreo tiene todas las guías actualizadas desde la primera entrega hasta la 6ta entrega es bueno que el departamento de implementación también tenga esta información al día para tener una mejor organización y control dentro del área.

Dia 2: Segunda parte de la Auditoria.

1. Procesos y procedimientos del Área.

Se hizo entrega físicamente del Manual de Procesos y procedimientos del área. Como todo es para mejorar, leyendo el manual, hago el énfasis en que el departamento de implementación es mucho mas amplio en cuanto a sus funciones, que deberían de incluirse en este manual, aunque es importante, como señala la misma, tener un procedimiento para realizar las encuestas, también es importante establecer otros procedimientos fijos en cuanto a las entregas, elaboración de informes y reportes de lo cual ya lo tienen, pero es bueno incluirlo en el manual.

No obstante, cumple con este requisito entregado.

1. Entrega de la Data

La Data se esta actualizando de lo cual se le ha dado tiempo especifico para culminarlo y revisar lo mas breve posible la actualización de esta.

Se concluyo con la revisión del material entregado, con algunas observaciones y dos preguntas importantes para ella como coordinadora del Área.

• Angela cual ha sido el desafío mas grande para ti en tu departamento.

Revindicar el desempeño de los trabajos de los oficiales a la vista de todos.

Conseguir un mejor trato hacia los voluntarios de parte del equipo que trabaja en la oficina.

• Angela cual ha sido tu desafío más pequeño

Poder tener claro los procedimientos que delimiten las funciones del área y la puedan respetar.

De esta manera concluye la Auditoria del departamento de Implementación.

1. ALCANCE

• Entrega de todos los documentos solicitados por el departamento de Evaluación y Monitoreo
• La comunicación y la unidad de todo el equipo de implementación ha mejorado, lo que permite un mayor rendimiento como trabajadores en las funciones de cada uno.
• Se ha logrado mejor organización.

1. INFORMACIÓN RELEVANTE

La data de las familias seleccionadas mejor conocida como beneficiarios, esta en el proceso de actualización para estar al día con la información exacta de algún cambio de los hogares.

1. REDACCIÓN DE OBSERVACIONES

• Se hace la observación, de mantener toda la información completa y actualizada.
• Se recomienda una mejor organización en cuanto a los informes y cronogramas de trabajo, que estén en una carpeta archivados por fechas, también se le puede colocar algún soporte de esta, como: fotografías o reporte firmados.
• En cuanto a las guías de nutriciones y wahs se debe actualizar y tener un control personal de esto.
• Imprimir un Reporte general de las entregas que haga cada oficial oficial.
• Seguir creciendo como equipo y mejorar cada día.