Caso de informe de auditoría . Actividad: Informe de control interno

Actividad: Informe de control interno

Como parte de la auditoría financiera al 31-12-2017, a la sociedad “Comercializadora FOR SALE S.A”, el auditor ha efectuado durante el mes de junio de 2017, la revisión del proceso de compras y pago de facturas. La sociedad se dedica al rubro de ventas minoristas (Supermercado).

El proceso es el siguiente:

1. Para las compras, un reponedor hace un inventario de sus productos, proyecta las ventas de la semana según su experiencia y entrega al jefe de la sección un “pedido sugerido” que el jefe de sección ingresa al módulo de órdenes de compra del sistema.  El jefe de sección confía en la experiencia de los reponedores, ya que son ellos en definitiva los que viven cada día con sus productos.  Estos reponedores son internos y externos, en este último caso (externos) ellos además son vendedores de sus productos, es decir, ganan comisión por vender al supermercado; no así por las ventas que se hagan en caja de sus productos a los clientes finales.
2. La orden de compra una vez generada en el sistema de órdenes de compra queda cargada a la espera de ser recibida y es enviada a los proveedores por medio de correo electrónico.  El jefe de sección confirma la recepción de la orden de compra con el comando “confirmación de lectura” que le entrega el Outlook.
3. Al momento de la Recepción, el recepcionista solicita al proveedor su orden de compra.  En caso que este no la traiga, el recepcionista imprime una copia del sistema de órdenes de compra.  Si no hay orden de compra en el sistema, el recepcionista la genera en el minuto dependiendo de lo que indique la factura del proveedor, así se le da mucho más agilidad al proceso.  Las órdenes de compra se ajustan en definitiva a lo que se está recibiendo, de esta forma se evita estar pidiendo notas de crédito o débito a los proveedores; al final la mercadería se va a vender igual.
4. El recepcionista hace la operación de “recibir las mercaderías” directamente con el proveedor, efectúan el conteo entre los dos y posteriormente le pone un timbre y firma la copia de la factura para que se la lleve el proveedor y efectúe el cobro de sus facturas. De vez en cuando, dependiendo del movimiento en la recepción, él mismo ingresa y ordena físicamente las mercaderías en la bodega, para lo cual pide ayuda a alguno que otro reponedor que ande por las bodegas. Por la complejidad de la operación diaria, los jefes de sección están preocupados por atención de público y no desvían su atención a la recepción.  El recepcionista lleva 15 años trabajando en dicho puesto, por lo tanto tiene experiencia suficiente y se maneja prácticamente sólo.
5. Una vez que se termina la jornada de recepción, a eso de las 16:00 h., el recepcionista ingresa las facturas al módulo de proveedores, para actualizar los stocks y generar los pagos a los proveedores.  Para el ingreso el recepcionista ingresa el RUT del proveedor, el detalle de todos y cada uno de los productos recibidos en la factura y el monto bruto de la misma, también ingresa la fecha de pago según el documento. Por cada factura ingresada al módulo de proveedores se genera un registro contable que carga existencias e IVA y abona Proveedores por RUT.
6. Los pagos a proveedores se procesan los días jueves en la mañana, un administrativo contable de compras, ingresa al sistema de proveedores y pincha todas las facturas que aparezcan pendientes de pago según lo ingresado por el recepcionista.
7. Posteriormente genera cheques a través de una impresora especialmente reservada para estos efectos.  Al generar los cheques se genera un registro contable que carga Proveedores por RUT y abona una de las 3 cuentas de banco que maneja el supermercado, específicamente la cuenta 3 de pago proveedores.
8. Los cheques son firmados sólo por el administrador del local los días jueves en la tarde y se ha acordado hacerlo entre las 21:00 y 22:00 h, porque a esa hora tiene más tiempo disponible.
9. El Administrador del local, recibe una nómina en papel con la lista de los cheques y los comprobantes de egreso que tienen el cheque con pre-picado.  Firma el cheque, y el comprobante.  
10. El administrador no revisa las facturas una a una porque requiere mucho tiempo.  Además las facturas son custodiadas por el administrativo contable en una bodega de documentos y todas tienen el timbre de recepción.
11. Los pagos se efectúan los días viernes de cada semana, entre las 10:00 y 12:00 h., momento en el cual los proveedores llegan a la oficina y el administrativo contable les hace entrega del documento; el proveedor firma recepción conforme en el comprobante de egreso y posteriormente se archiva en  correlativo por N° de egreso.

Instrucciones Específicas

1. De acuerdo a los aspectos vistos en los recursos anteriores, redacte el informe dando al menos 5 observaciones (Observación, impacto y recomendación), clasificándolas según corresponda.

PAUTA DE EVALUACIÓN Y RETROALIMENTACIÓN

Frente a cada afirmación, marque con una x según corresponda de acuerdo a la siguiente escala:

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