Activos Fijos

ACTIVOS FIJOS

- Efectuar la recepción, el almacenamiento temporal la custodia y control de los bienes muebles y equipos institucionales;

- Llevar registros individuales actualizados de los bienes de la entidad calificados como activos fijos, con los datos de las características generales y particulares como: marca, tipo, valor, año de fabricación, color, número de serie, dimensiones, código, depreciación, etc;

- Realizar la entrega de los bienes a los Jefes de las Direcciones, Departamentos o Unidades Administrativas, mediante actas de entrega-recepción debidamente legalizadas con las firmas de los responsables de la Unidad y del custodio;

- Elaborar un catastro de los bienes inmuebles que posee la institución así como fichas individuales de la propiedad en la que consten: planos, áreas y avalúos;

- Suministrar oportunamente a todas las dependencias, funcionarios y trabajadores, los muebles y equipos necesarios para sus labores, de acuerdo a las disponibilidades de los mismos;

- Efectuar periódicamente o rotativamente constataciones físicas de los bienes por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Financiera, Dirección Administrativa o autoridad competente; y cuando cambie el custodio general o el responsable del control en cada unidad administrativa, a fin de determinar oportunamente las novedades con respecto a la utilización, ubicación y conservación de los activos fijos, especificando sus causas y presentando las recomendaciones que se estimen pertinentes;

- Verificar la calidad y estado de los bienes que han sido sujetos de reposición;

- Entregar al Departamento de Contabilidad el inventario anual actualizado de activos fijos, para la conciliación correspondiente;

- Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones de activos fijos;

- Participar por designación en los trámites de baja, remates y demás indicadas en el Reglamento General de Bienes del Sector Público;

- Mantener actualizado el catastro de predios que hayan sido sujetos de remate, expropiación, permuta, confiscación o reintegro, y presentar informes de la acción tomada;

- Intervenir en la recepción de los bienes adquiridos y verificar la conformidad con los contratos celebrados;

- Solicitar y coordinar el mantenimiento de bienes institucionales;

- Considerar y analizar la información relativa a los bienes de las diferentes unidades, para la determinación del activo total;

- Velar porque el servidor inmediatamente responsable de la custodia y uso de un bien que haya desaparecido por hurto, robo, abigeato o por cualquier hecho análogo, comunique a la máxima autoridad de la entidad, así como por la vigilancia o seguimiento de la tramitación de la respectiva causa penal.

- Mantener un control sobre el traslado interno de los bienes de una unidad administrativa a otra;

- Llevar estadísticas de la información de los activos fijos, personas responsables de la custodia y uso, unidades administrativas donde se encuentran, grado de utilización y estado de conservación;

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.

SUMINISTROS Y MATERIALES

- Recibir, almacenar, custodiar y controlar los bienes destinados para la venta y el consumo interno, según las disposiciones vigentes sobre la materia;

- Mantener actualizado los registros auxiliares para el control de los bienes para la venta y consumo interno, en cantidades;

- Realizar la entrega-recepción de los suministros y materiales que sean requeridos por las unidades administrativas; previa realización del trámite interno respectivo;

- Mantener existencias suficientes de suministros y materiales, útiles de oficina, así como piezas para el mantenimiento de equipos, maquinaria, vehículos, etc.

- Elaborar detalles de las necesidades de materiales, según los niveles de stocks determinados;

- Elaborar comprobantes de egreso de bodega cuando se efectúen entregas de suministros y materiales;

- Determinar conjuntamente con Contabilidad los niveles máximos y mínimos de existencias;

- Controlar que los responsables del manejo y control de los inventarios para consumo interno en las distintas áreas administrativas mantengan información adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliación con los registros de la unidad;

- Suministrar al Departamento de Contabilidad, dentro de los diez primeros días del mes siguiente un informe sobre el movimiento del mes, producido en los inventarios para consumo interno y para la venta;

- Mantener salvaguardas físicas que permitan precautelar la seguridad y conservación de los inventarios bajo su responsabilidad;

- Realizar constataciones físicas en forma periódica o rotativa por lo menos una vez al año en forma normal o cuando sea requerida por la Dirección Administrativa, autoridad competente, o por excepción cuando cambie el custodio a fin de determinar oportunamente las desviaciones respecto a la utilización, control y ventas, especificando sus causas y presentando las recomendaciones necesarias;

- Colaborar en la formulación del plan anual de adquisiciones;

- Efectuar la recepción de los bienes y equipos que deban estar bajo su responsabilidad y formular el correspondiente informe;

- Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales reglamentarias y demás normas pertinentes, establecidas para el sistema de administración de bienes.

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

- Planificar, organizar, dirigir y controlar el uso mantenimiento de los edificios, instalaciones, vehículos y otros bienes de propiedad de la entidad;

- Mantener un listado de talleres y empresas con las que se tiene relaciones por servicio de reparación y mantenimiento;

- Coordinar con el Departamento de Planificación o Normas y Sistemas la elaboración y actualización de instructivos para el uso y control de los vehículos;

- Llevar una estadística de los trabajos realizados por reparación y/o mantenimiento en cada uno de los vehículos, maquinarias y equipos e informar a la Dirección Administrativa;

- Realizar verificaciones periódicas sobre el estado y efectividad de los servicios de apoyo administrativo;

- Velar por el mantenimiento y buen estado de los bienes, efectuando controles preventivos y correctivos sobre los mismos, en forma periódica o programada, antes de que ocurra el daño y cuando este suceda;

- Supervisar la correcta prestación de los servicios de reparación y/o mantenimiento y transporte de acuerdo a normas señaladas;

- Elaborar

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