Administracion Documental

SENA VIRTUAL

PROGRAMA: ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

TALLER UNIDAD 1

EDGAR MANUEL VALENCIA SUAREZ.

C.C: 88.180.284

FORMADOR: ELIMAR CAROLINA LOPEZ AMAYA.

PUERTO RICO (Caquetá) Abril de 2012

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

La administración documental en el mundo empresarial juega un rol importante ya que esta actividad nos permite planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final, esto hace que de manera simultanea podamos llevar un control total de nuestros archivos.

Según nuestra ley en gestión documental “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

La administración documental debe ser tomada como una herramienta que nos ayude a la utilización de la información correcta y en el momento oportuno.

Podemos afirmar que la esencia de la administración documental son los documentos y como tal comprende un contexto, un contenido y una estructura suficientes para proporcionar evidencia de una actividad y una de las funciones mas importantes de la administración documental consiste en mantener información de valor para la empresa ya sea por su valor jurídico, o probatorio, de reutilización, de memoria histórica, o para el incremento del conocimiento colectivo.

VOCABULARIO ARCHIVISTICO

EXPURGO

Operación técnica de evaluación critica con vistas a la retirada de la parte de una colección bibliotecaria. Supresion de determinados fondos de la biblioteca, ya sea momentáneamente o definitivamente, con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la gestión de la colección ajustándose a las necesidades reales de los usuarios.

MINUTA.

Proyecto o borrador de un escrito o documento que sirve de base para elaborarlo posteriormente.

LEGAJO

Atado de papeles o conjunto de los que están reunidos por tratar de una misma materia que se hace necesario dividir por lo voluminoso que resulta en ocasiones y son cosidos en forma de libros.

ARCHIVO.

Datos estructurados que pueden recuperarse fácilmente y usarse en una aplicación determinada. Se utilizada como sinónimo de fichero.

FOLIO

Hoja de libro o de expediente, numero de pagina que aparece en los libros comerciales, periódicos, etc.

FOLIAR

Acto de enumerar los folios, solo por una cara, operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en enumerar correctamente de la unidad documental.

EXPEDIENTE

Es el conjunto de documentos relacionados

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