Establece los objetivos que persigue la administración Documental

Establece los objetivos que persigue la administración Documental

Controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la Información de una institución

Servir la información de manera precisa, ágil y oportuna, para quien la necesite

Garantizar la disponibilidad, accesibilidad y seguridad de la información.

ENSAYO

La empresa donde laboro tiene más o menos 15 años de funcionamiento, en dicho tiempo no había una política clara al respecto de los procesos archivísticos y de correspondencia, cada empleado (secretarias o auxiliares), organizaban los documentos con base a sus conocimientos y no por que se capacitaran para dicha labor, algunos lo realizaba bien o con los requerimientos de ley para esa fecha, pero nada de políticas claras para la institución.

Por lo general cada dependencia organizaba los archivos por orden cronológicos y, los ordenaba por despachados y recibidos, al final de cada año mandaban a empastar dichos documentos; otros separaban la correspondencia por dependencia y las organizaban por orden cronológico y realizaba el mismo procedimiento de empaste al terminar el año; y otros realizaba una función de los dos anteriores, la conclusión era que todo iba a parar a un salón al cual llamaban archivo, pero simplemente lo dejaban allí sin ninguna organización.

Como se puede evidenciar no teníamos una política clara respecto a este tema; ahora la empresa esta realizando esfuerzos que los procesos archivísticos y de correspondencia se establezcan al interior de la institución, para ello ya ha generados diferentes actos administrativos los cuales resalto:

ACTO ADMINISTRATIVO POR EL CUAL SE CREA EL SISTEMA DE ARCHIVO Y SE EXPIDE EL REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS DE LA INSTITUCIÓN.

ACTO ADMINISTRATIVO POR EL CUAL SE EXPIDE LAS POLÍTICAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA INSTITUCIÓN.

ACTO ADMINISTRATIVO POR EL CUAL SE CREAN LAS UNIDADES DE ARCHIVO, SEDE PRINCIPAL Y SUCURSALES.

ACTO ADMINISTRATIVO POR EL CUAL FIJA PAUTAS PARA RADICACIÓN DE COMUNICADOS INTERNOS Y EXTERNOS.

Igualmente creo los siguientes formatos para la unificar criterios dentro del a institución

• Formato Inventario Único Documental

• Formato Rutero de Correspondencia Enviadas por las Dependencias

• Formato Registro Correspondencia

• Formato Rutero de Mensajería Documentos Radicables

• Formato Base de Datos Inventario Transferencia Documental

• Formato Control de Préstamo de Documentos

• Formato Memorando

• Formato Carta

• Formato Circular Interna

• Formato Circular Externa

• Formato Acta de Reunión

La Empresa ya inicio el proceso para la selección del personal que se encargara de administrar y gestionar todo el tema archivístico.

Funciones realizadas

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