OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

OBJETIVOS QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los Objetivos que debe perseguir la Administración Documental, son servir de apoyo a la Organización en las actividades administrativas y a la planificación de manejo de la documentación producida y recibida por las áreas ó secciones desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación, para ello es necesario lo siguiente:

• Tener en cuenta la importancia que tiene los documentos dentro de cualquier Organización.

• Establecer los procedimientos para ejecutar efectivamente los trámites los documentos que intervienen en la operación de la Organización.

• Proporcionar información efectiva de los documentos que se requieren.

• Realizar trazabilidad de los documentos desde su inicio hasta su destino final (creación, proceso y archivo). Lo anterior de acuerdo a lo dispuesto por el AGN.

• Garantizar permanentemente la conservación, organización y su fácil acceso a los documentos archivados.

• Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos.

• Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

Ensayo:

La administración documental es muy importante en todas las organizaciones, y en mi opinión es muy necesaria en la vida cotidiana hasta en una casa de familia; ya que siempre se requiere conservar documentos como las escrituras por propiedad de vivienda, los certificados de estudio, las actas de grado, facturas de compras, los recibos de los servicios, las copias de la partida de bautismo, entre otros documentos que en cualquier momento de la vida se pueden necesitar.

Por tal motivo siempre se debe tener un mínimo conocimiento de la gestión o administración documental y conocer la importancia que tiene conservar algunos documentos sin necesidad de acumular en vano; es decir papeles o archivos que no son útiles y que se guardan por descuido generando un desorden sin valor alguno.

Además por carecer del mínimo cuidado a veces pasa que se guardan documentos sin importancia; haciendo que se envolaten o que no se encuentren fáciles los que se necesitan con prioridad. Así como pasa en una casa de familia, pasa en todas las organizaciones sean con ánimo o sin ánimo de lucro, grande, pequeña o mediana empresa; la diferencia es que aumenta la complejidad porque todo depende que funciones se realicen, entonces se acumularía más documentos, y el cuidado que se debe tener seria mayor.

El rol que desempeña un administrador documental es muy interesante debido al orden y la responsabilidad que debe tener con todos los archivos de la diferente dependencia de la entidad;

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