OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Y SU IMPORTANCIA

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Y SU IMPORTANCIA

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos de la Unidad de Administración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:

1. Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

2. Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

3. Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

4. Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

5. Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

6. Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mucho más valor por su contenido histórico.

No es nada nuevo el enorme y creciente volumen de datos que día a día han de gestionar las empresas. Es por ello que la adopción de políticas, estrategias, procedimientos y tecnologías asociadas a la creación, gestión y almacenamiento de contenidos y documentos en las empresas está adquiriendo cada vez mayor importancia. La gestión de toda información que manejan las empresas implica grandes esfuerzo a en catalogación, consultas, acceso e integración ya que por lo general, toda esta documentación se encuentra dispersa en distintos soportes, muchos no digitalizados, y en distintos departamentos.

Objetivos generales

Controlar y administrar todos los documentos internos y externos.

Asegurar la disponibilidad de la información consolidada en los registros de la institución.

Objetivos específicos

Objetivo: organizar los documentos en los expedientes en orden cronológico y por asuntos (principios de orden original y procedencia), para facilitar su recuperación, utilización y conservación.

Realizar la foliación de los documentos. La foliación estabiliza la ordenación, consulta, control de los documentos y la organización de los archivos de gestión.

Garantizar la adecuada transferencia de archivos, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y la periodicidad establecida en las Tablas de Retención Documental.

Garantizar la adecuada organización y disposición final de los archivos a través de la conformación de las series, subseries, tipos documentales y el establecimiento de tiempos de retención documental.

Establecer los criterios que deben seguirse para la respectiva ordenación, clasificación y foliación del documento electrónico en cada uno de los procesos.

LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”

Podemos decir entonces que, “La gestión documental abarca el ciclo de vida

completo de los documentos, es decir, el tratamiento secuencial y coherente

que se da a los documentos desde que se producen o reciben en las distintas

unidades hasta el momento en que son eliminados o conservados, en función

de su valor testimonial o histórico como fuente para el conocimiento de la

trayectoria de la Universidad.” (Universidad de Málaga. Archivo General.

2006).

Por otro lado se comenta que la gestión documental según Fernández Gil,

Paloma (1999) “pretende abarcar desde la elaboración de los documentos

hasta su servicio, pasando por su organización y descripción.”

Según el planteamiento que se hace en la Ley General de Archivos de

Colombia, la Gestión documental es un “Conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y

organización de la documentación producida y recibida por las entidades,

desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su

utilización y conservación”

Ahora podemos decir, tomando las ideas anteriores, que la gestión

documental consiste, en el tratamiento y conservación que se les da a los

documentos, desde el principio de su ciclo de vida, es decir, la producción

del mismo, hasta su eliminación o conservación permanente, todo esto 2

siguiendo las diversas etapas que constituyen el ciclo de vida de los

documentos, y por supuesto respetando el principio de orden original y el

principio de procedencia.

Para cualquier organización la gestión documental es un gran reto, que tarde

o temprano tendrán que enfrentar, a menos que quieran ser organizaciones

obsoletas y poco actualizadas. Es un reto difícil, ya que es necesario

realizar tareas como auditoria de información y gestión electrónica de

documentos, entre otras, para lo cual muy pocas personas están

capacitadas.

M

La administración documental nos enseña el tratamiento que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación es decir es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objetivo de acelerar su búsqueda

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