OBJETIVO QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

2. OBJETIVO QUE DEBE PERSEGUIR LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

A) Regular la función de archivos en organizaciones, empresas compañías o sociedades manifestando políticas, normas y estrategias para proveer facilidad en el manejo de la gestión documental.

B) Proveer y/o prestar información de forma fácil eficaz y precisa.

C) Manejo general de documentos como lo es: eliminación y almacenamiento de documentos, recuperación de información y control y mantenimiento de documentos y archivos).

ENSAYO

La administración documental es primordial para la gestión documental de una empresa organización o sociedad, ya que permite el buen mantenimiento y organización y conservación de archivos y documentos, tanto, q podemos decir q en la historia fue de gran utilidad; ye que sirvió como principio en medio de la evolución del ser humano como fuente de conservación y registro de hecho históricos a través del tiempo, entonces, podemos afirmar que la gestión administrativa nació con el origen del ser humano en la tierra.

Al pasar del tiempo la forma y método de documentación a ido trascendiendo con nuevas técnicas, desde el registro de hechos esculpidos en piedras, el invento del papiro y por ende el papel, hasta lo que conocemos el día de hoy como computadoras.

Tenemos entendido que la administración documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

Al decir documento, nos referimos a toda hoja, serie de hojas o expedientes, donde se guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas, y gestión documental se refiere a el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

El estudio de la gestión documental puede no ser muy complejo pero es muy completo en su área, ya que costa de partes o procesos muy perfectos que hacen de este un conocimiento preciso también distinguido como funciones de la administración documental:

CONTROL: recibo de documentos, despacho de documentos, elaboración, trámite y préstamo de documentos.

MANTENIMIENTO: información, mantenimiento físico y magnético de documentos y conjunto en general.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: deposito de archivos, unidades de conservación

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