Administracion Documental

 OBJETIVOS QUE PERSIGUE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

• Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

• Facilitar la organización y mantenimiento de los archivo

• Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

• Valora, selecciona y elimina los documentos que carezcan de valor para la gestión y para el futuro.

• Permitir la recuperación de la información de una forma mas rápida, efectiva y exacta.

• Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración sino también para la cultura.

 Descripción de las funciones que realizo enfocadas a partir de las funciones de la Administración Documental.

 Buscar los mejores procedimientos que me permitan procesar toda la información de modo que se minimice la tramitología de todo el material procesado.

 Cuando tengamos visitas de inter plantas o simplemente se requiera de determinada información, poderla encontrar de manera mas rápida y de forma competitiva.

 Poder llevar un control adecuado de los documentos que se crean, procesan y archivan, como los son carpetas individuales de proceso, platines, seguimientos y egresos de losa menores a cargo. Además de documentos propios de secretaria de Educación, carpetas de personal, contabilidad, entre otras.

 Poder garantizar a cada una de las instancias, secretaria de Educación, ICBF y dueñas de la institución la conservación, organización y fácil acceso a cada uno de los documentos archivados en el momento solicitado.

 Mantener los documentos de la institución organizados lo que facilite el mantenimiento de los archivos por contratos o años.

 Poder llegar un control racional y ordenado de toda la información que se maneja al interior de la institución.

 Poder seleccionar y eliminar los documentos que carecen de importancia en el futuro, es decir los que ya no son relevantes al terminar cada año o contrato de ICBF.

 Tener mas rápido acceso a la información, de modo que la pueda recuperar en forma efectiva y exacta.

 Lograr que cuando lleguen otros funcionarios a la institución puedan observar la información recopilada por unidades de información haciendo ver el interior de la institución, como un lugar bien organizado.

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