Administracion

EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Conceptualización y tipos de manuales.

Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Entre los tipos de manuales más utilizados se encuentran:

• Manuales de Organización

• Manuales de Políticas

• Manuales de Normas y Procedimientos

• Manuales para Especialistas

• Manual del empleado

• Manual de contenido múltiple.

• Manuales de finanzas

• Manuales del sistema

En las organizaciones es muy importante delimitar las actividades y responsabilidades; por ello, es necesario conocer ciertas ventajas y desventajas de elaborar manuales administrativos.

Normatividad internacional sobre la elaboración de manuales.

La globalización ha generado que en las organizaciones se instrumenten técnicas que permitan la competitividad; una de ellas es la normatividad internacional. Sabemos que la aplicación de normas internacionales en las organizaciones excluye a muchas organizaciones debido a que las coloca fuera de competencia. A pesar de eso, el profesional en administración tiene que conocer los requisitos para lograr la aplicación de las normas.

Metodología de elaboración.

Es necesario elaborar un programa y un listado de actividades.

Las siguientes actividades para elaborar el manual pueden variar:

a. Determinación del objetivo del proyecto.

b. Determinación de las áreas que se van a diagnosticar.

c. Obtener autorización de la alta dirección en la que se comprometa a realizar todo el apoyo necesario para llevar a cabo el manual de procedimientos.

d. Conocer el área que se le va a aplicar el cuestionario diagnóstico y determinar el personal que se le aplicará dicho cuestionario.

e. Preparar los cuestionarios según corresponda.

f. Entregar los cuestionarios al personal determinado.

g. Recoger los cuestionarios.

h. Analizar la información; en caso de tener dudas se elaborará una entrevista.

i. Elaborar un programa de entrevistas, asignando el día, la hora y el responsable de realizarla.

j. Realizar las entrevistas.

k. Solicitar la documentación necesaria.

l. Realizar una observación para obtener más información.

m. Elaborar un borrador de los procedimientos en una hoja de rota folio con las reglillas para diagramar.

n. Comentar con los involucrados el procedimiento diagramado para conocer sus opiniones.

o. Con las observaciones realizadas por los involucrados, utilizar un programa de computador, que permita realizarlo sistemáticamente.

p. Elaborar el diagrama por escrito.

q. Analizar los formatos que se entregaron de acuerdo con las guías para su análisis.

r.

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