Administracion

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

Una vez agotados los tiempos establecidos en la TRD para la permanencia de la documentación en cada fase de archivo se realizaran las transferencias primarias (de los archivos de gestión al central) y las transferencias secundarias (del archivo central al histórico) por lo que se normalizará este proceso así

 En los tres primeros meses el Jefe de Archivo de común acuerdo con los productores de la documentación, elaboraran el cronograma de transferencia y será avalado por el Comité de Archivo.

 Implementar el Formato Único de Inventario Documental con su correspondiente instructivo

 Organizar los archivos de gestión en coherencia con la Tabla de Retención Documental y aplicando los procesos técnicos definidos en la guía explicativa para la organización de los archivos.

 Aplicar las normas de transferencia documental.

Las transferencias que no reúnan los requisitos establecidos no se recibirán en el archivo central

Normas básicas para la Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central

 Documentación organizada: clasificada, ordenada e identificada.

Deberán transferirse los expedientes con sus tipos documentales ordenados respetando la secuencia de su producción, y previamente depurados extrayendo copias, tarjetas sociales, circulares, memorandos informativos, que no impliquen valores secundarios. Retirar duplicidad de información, previa confrontación con el original o copia de mejor calidad

 Preparación física de la documentación: Aplicar los siguientes pasos:

Eliminación de material metálico: clips, ganchos de cosedora, legajadores, etc. procurando no ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación. Si es necesario conservar estos materiales se puede emplear un fragmento o trozo de papel, como barrera entre el material metálico y la documentación.

Revisión y Foliación: La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior de la misma, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Utilizar un lápiz de mina negra y blanda para numerar desde uno (1) en adelante, en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.

- La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.

- Los planos o cualquier documento que por su formato o tamaño estén doblados, se numerarán como un sólo folio. Los impresos, insertos en la unidad documental (folletos, estudios, boletines, plegables, etc) deben numerarse en un solo folio y en orden consecutivo. En el campo de notas del inventario se registrará el número de folio del impreso, título, año y número total de páginas.

- Los folios totalmente en blanco (es decir,

...