Administración Documental

Administración Documental

Conjunto de operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación y servicios de todos los archivos de gestión de la Institución.

La administración documental permite el implemento de normas y toma de decisiones que facilitan la gestión en las compañías. Es la actividad que permite encaminar y asegurar que la historia, políticas y procedimientos de una empresa se registren adecuadamente.

Objetivos

• RACIONALIZACIÓN Y NORMALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN.

• MANEJO INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN.

• EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.

• SIMPLIFICACIÓN DE TRÁMITES.

• NORMALIZACIÓN DE TAREAS ARCHIVÍSTICAS.

• MODERNIZACIÓN ADMINISTRATIVA.

• UNIVERSALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN.

Ensayo Administración Documental

La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta su destino final con el objeto de acelerar su búsqueda, facilitación y conservación.

Una de las prioridades en cualquier entidad es la de poder tomar decisiones de manera rápida y oportuna por lo tanto es de vital importancia que su soporte este bien documentado, esto puede verse truncado si no se tiene el adecuado manejo de la documentación tanto administrativa como contable.

Las decisiones se toman a partir de la información disponible y de la cual resulta una nueva información, dependiendo del manejo y control que se lleve de la documentación, se debe tener en cuenta los recursos humanos financieros y materiales con que se cuente para llegar a cumplir el objetivo que se plantea.

La información que se maneja por medio de sistema en una empresa permite conocer en tiempo mínimo su mercado, sus clientes y proveedores, presupuestos, estados financieros, contratos, publicidad, nuevos mercados y de esta manera tomar decisiones importantes y reevaluar sus políticas, para el logro de sus objetivos.

La administración documental permite el manejo que más se ajuste a la actividad económica que la empresa desarrolle, teniendo en cuenta también la disponibilidad presupuestal que posea, el cual puede ser convencional o automatizado.

Creo que es de vital importancia el excelente manejo que se le dé a la documentación ya que por medio de esta se logran grandes decisiones o se obtienen grandes fracasos, obteniendo el suficiente conocimiento en cuanto a este manejo me parece se llega a un punto donde todo puede ser más ágil.

3. Funciones :

• Recibo de llamadas

• Atención al cliente

• Elaboración

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