Administración Y Valuación De Proyectos

1.1 Concepto de administración

La administración de proyectos, según Lledó y Rivarola (2007), es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades necesarias para alcanzar los objetivos del proyecto; es decir, es una serie de actividades que sirven para dar estructura y control al equipo de trabajo destinado a ejecutar el proyecto.

La administración general es fácilmente confundida con la administración de proyectos debido a las similitudes que tienen entre sí; sin embargo, se basan en supuestos diferentes. La administración general está pensada como un sistema de gestión de una organización con duración extensa y desconocida, mientras que la administración de proyectos se orienta directamente a objetivos específicos y de carácter finito que una vez cumplidos logran la finalización de su proceso.

Cabe mencionar que los dos tipos de administración se alimentan de la planificación, organización, recursos (materiales y humanos), ejecución y control de los planes para llegar al objetivo deseado. Hoy en día, las técnicas de administración de proyectos son consideradas como la forma más eficiente para gestionar proyectos, aun cuando haya restricciones de recursos, tiempo o costos; siendo un fundamento necesario para asegurar la administración exitosa de los proyectos.

1.2 Ciclo de vida del proyecto y sus etapas

El ciclo de vida de un proyecto funciona de manera sistémica, es decir, se relacionan las entradas con la transformación de suministros y la entrega de productos o servicios. Dicho ciclo se refiere a distintas fases o etapas de las que consta un proyecto, las cuales en conjunto se les denomina ciclo de vida de un proyecto. Figura 1.1.

Figura 1.1 Ciclo de vida de un proyecto.

Lledó y Rivarola (2007) señalan que en general los proyectos se dividen en distintas fases con el objeto de hacer más eficiente la administración y el control. Por medio de estas etapas se llega a un resultado óptimo, controlando y administrando eficientemente el dinero y el tiempo estimado en la planeación.

Las fases de un proyecto se consideran completas cuando se finaliza con los entregables, los cuales son bienes o servicios claramente definidos y verificables que se realizan durante el proyecto o que se generan como resultado. Es importante mencionar que cada proyecto es distinto y aunque la mayoría comprende cuatro o cinco fases, algunos pueden variar dependiendo del tamaño del proyecto.

A continuación se presenta el ciclo de vida característico de un proyecto, el cual te ayudará a tener una idea más clara de cómo funcionan las distintas fases en él. Sin embargo, hay que señalar que cada proyecto es diferente y su ciclo puede diferir del presentado en el gráfico.

Figura 1.2 Ciclo de vida del proyecto.

Imagen obtenida de Lledó, P y Rivarola, G. (2007). Gestión de proyectos.

Cómo dirigir proyectos exitosos, coordinar los recursos humanos y administrar los riesgos.

Argentina: Pearson Education. Sólo para fines académicos.

1.3 Habilidades del director de proyectos

El éxito de todo proyecto depende del buen trabajo que realice el equipo de gente que esté a cargo, el cual es coordinado por un líder de grupo denominado director de proyecto.

El director de proyecto es el responsable de que la gente involucrada trabaje de una manera adecuada para obtener el resultado deseado; tiene la autoridad y responsabilidad necesaria para administrar el proyecto, liderar al equipo para alcanzar los objetivos deseados y lograr una efectiva, clara y completa comunicación. Además, es el responsable de motivar e influenciar a su gente para trabajar en equipo y que desempeñen sus actividades laborales satisfactoriamente.

Las habilidades generales de un director de proyectos están estrechamente relacionadas con la administración de empresas y de personal, contabilidad, marketing, ventas, investigación, desarrollo, producción, liderazgo, planificación estratégica, etc.

Uno de los momentos más importantes en las etapas del proyecto es la fase inicial, ya que es cuando el director del proyecto debe tener mayor influencia en el costo, tiempo de realización, calidad y alcance del proyecto.

Un director de proyecto tiene varios desafíos que enfrentar a la hora de estar a la cabeza de la administración; sin embargo, el más común es lograr la resolución de problemas que se puedan suscitar al contraponerse los intereses de los clientes e inversores.

1.4 Planificación - alcance del proyecto

La planificación de un proyecto se refiere a asegurar que un proyecto incluya todo el trabajo requerido para terminar el proyecto exitosamente; es decir, de qué tan bien hecho esté el plan de trabajo dependerá cumplir más fácilmente con el objetivo del proyecto. “A mejor plan…más fácil será cumplir con el objetivo final” (Lledó y Rivarola, 2007).

Entre mejor esté hecha la planificación, mejor será el resultado del proyecto. Para esto hay que tomar en cuenta que las variables que deberá incluir un plan de proyecto por escrito son las siguientes:

• Definición del problema.

•

• Objetivo y misión del proyecto.

• Necesidades del cliente (producto o servicio deseado).

• Alcance del proyecto (justificación, descripción y entregables).

• Estructura de la división del trabajo.

• Agendas y cronogramas.

• Recursos (personas, equipo, materiales, servicios).

• Análisis de riesgo.

• Sistemas de control.

Además, hay que mencionar que una exitosa planificación debería responder a las siguientes preguntas:

a. ¿Qué hay que hacer?

b. ¿Cómo hay que hacerlo?

c. ¿Quién y cuándo lo va a hacer?

d. ¿Cuánto costará?

Estas variables y preguntas definirán con claridad el problema que se quiere resolver y a qué resultado se quiere llegar, para con ello hacer participar en la elaboración del plan a los responsables del proyecto y dividirlo en menores tareas que estimen la duración, costo y recursos de cada una.

Habrá que prestar especial atención en anticipar riesgos e inconvenientes que pudieran presentarse y elaborar un plan B para imprevistos.

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