Administración de proyectos Project Management Institute (PMI)

Una de las principales habilidades directivas es la de la administración de proyectos, no se puede concebir una gestión clase mundial que no esté sustentada en procesos eficientes, por ello el tener la competencia de planear, estructurar y dirigir procesos basados en buenas prácticas en administración de proyectos es fundamental y por ello en este documento se recuperan algunos aspectos clave que se proponen en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) publicada por el Project Management Institute (PMI). Se revisan los conceptos de proyecto, dirección y gestión para identificar sus componentes clave y el rol y relevancia de ellos y se finaliza reflexionando sobre el uso y aplicación de esta herramienta en el ámbito de trabajo y en el plan de vida profesional y personal.

Concepto de Proyecto

De acuerdo con el PMI, un proyecto es un conjunto de actividades que se realizan en forma temporal para generar la creación de un producto, servicio o resultado específico; y puede involucrar a un actor o un grupo de ellos, así como puede incidir y actuar en una unidad de la organización o a múltiples, incluso puede alcanzar a múltiples organizaciones. El proyecto se lleva a cabo para cumplir objetivos mediante la producción de productos concretos conocidos como entregables que pueden ser de diferentes tipos y que materializan el propósito del proyecto. El entregable puede ser un producto, resultado o capacidad verificable que se genera para completar un proceso, una fase o un proyecto completo, por ejemplo un plan de negocios, un estudio de mercado o una proyección financiera.

Respecto a los fines de un proyecto puede ser el lograr un objetivo, entendido como una meta hacia la cual se debe dirigir el trabajo, o alcanzar una posición estratégica que se busca lograr, o bien generar un resultado específico como podría ser un producto a producir o un servicio a prestar. Algo relevante es que los proyectos tienen una naturaleza temporal lo que significa que debe tener claramente establecido un principio y un final.

Y respecto a sus aportación a las organizaciones, impulsan el cambio en las organizaciones, ya que normalmente ayudarán a movilizar a una organización de un estado a otro para lograr Un objetivo específico, por ejemplo alcanzar la certificación de ISO 9000, y ello se relaciona con otra aportación de los proyectos que se refiere a que hacen posible la creación de valor del negocio, con el ejemplo de ISO se logra una ventaja competitiva; y el PMI define el valor del negocio como un beneficio cuantificable que se deriva de una iniciativa de negocio.

Y finalmente es importante destacar que el contexto de iniciación de los proyectos, es decir los factores impulsores de proyectos se relacionan generalmente con la incorporación o búsqueda de nueva tecnología, competencia con otras empresas, nuevos materiales o necesidad de sustitución por otros de menor costo o que disminuyan el impacto ambiental, por cambios políticos o económicos, transformaciones en las demandas del mercado, requerimientos diferentes del cliente o modificaciones en la legislación o bien mejoras en los procesos comerciales, oportunidades estratégicas o necesidad de negocio como podría ser un acuerdo comercial entre los países que abren o limitan la gestión empresarial.

Descripción de Dirección

Un factor crítico de éxito en un proyecto es quien y como lo dirija, por ello la relevancia de la dirección de proyectos, la cual conforme señala el PMI, se refiere a “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”. Lo cual se puede lograr a través de la aplicación e integración eficiente y eficaz de los procesos identificados para el proyecto.

El tener una dirección de proyectos eficaz permite ayudar a los individuos, grupos y organizaciones a cumplir los objetivos del negocio, a satisfacer expectativas de los interesados, a lograr mayor predictibilidad, así como para aumentar las posibilidades de éxito del proyecto, cumplir la entrega de productos adecuados en el momento adecuado, se contribuye a la solución de problemas e incidentes, se logra una capacidad de respuesta a riesgos con mejor oportunidad, a optimizar el uso de los recursos, como también a identificar, reencausar o recuperar procesos fallidos; y algo relevante el tener capacidad de gestión de restricciones como pueden ser de alcance, calidad, tiempo de ejecución, costos, y uso de recursos; y una más que es el facilitar la gestión del cambio para superar las restricciones o resistencias al mismo.

Es evidente que una mala dirección de proyectos o la ausencia de ella tiene incidencias sumamente negativas como puede ser el incremento de costos estimados, el incumplimiento de plazos de entrega o mala calidad de los productos a obtener e incluso el incumplimiento de objetivos, procesos conflictuados, mala toma de decisiones, entre otros, por ello la dirección de proyectos es una competencia estratégica dentro del proyecto en sí mismo.

Descripción de Gestión

La gestión se refiere al conjunto de operaciones que se realizan para dirigir

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