Archivo centralizado

Archivo centralizado

: Un archivo es centralizado cuando toda la información de laempresa se haya reunida en una sola oficina .Esta organización necesariamente suponetambién una centralización del recibo y despacho de la correspondenciaEl archivo central será entonces la dependencia encargada de encausar la tramitación delos documentos, de velar por su conservación y de ofrecer un buen servicio de consulta.Un archivo centralizado tiene entre otras las siguientes ventajas:

-Cuenta con personal especializado

-Puede controlar la duplicidad de documentos.

-Economiza tiempo y espacio.

-Racionaliza la adquisición de materiales y equipos.

-La responsabilidad se encuentra igualmente centralizada.

-Facilita la unificación del sistema de archivo.Una de las mayores dificultadas de este sistema radica en la pérdida de tiempo queocasiona la consulta de la información por parte de las dependencias , porque en muchoscasos es necesario desplazarse al archivo central a recoger y dejar información, en calidadde préstamo , por ser información activa .Se puede incurrir en el riesgo de fijar demasiadocontrol para el préstamo de documentos .Requiere además de personal técnicamentecalificado para el manejo del control de los procesos de correspondencia y archivo .Según la organización de los archivos se clasifican en:

-Archivo descentralizado

: Se dice que un archivo es descentralizado cuando cada una delas dependencias es responsable de recibir, despachar, archivar, y conservar ladocumentación que a ella le compete, bien sea producida o recibida.Para un adecuado funcionamiento de este tipo de organización se requiere una definiciónprecisa de flujo de la información y, lo que es aun mas importante, de una perfecta ypermanente comunicación entre las dependencias. Uno de los mayores problemas que sepresenta en el archivo descentralizado es la falta de un control que permita, en unmomento dado, saber exactamente donde se encuentra un documento , si se le diorespuesta oportuna .Si en todas las dependencias no se lleva un escrito registro decorrespondencia, se puede correr el riesgo de extraviar documentos.

-Archivo descentralizado con control central

: Es una combinación de los dos sistemasanteriores .El trámite de la documentación está centralizada .Allí reposa la totalidad de lainformación , la diferencia radica en que cada dependencia conserva únicamente lascopias de la correspondencia despachada , las cuales se podrían destruir anualmente ensu mayoría por encontrar sé en el archivo central .Para efectos de facilitar la consultapuede guardarse máximo por un año más alguna información que , según la experiencia ,es consultada significativamente.

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