Archivos Antiguos

PRIMEROS SISTEMAS DE ARCHIVO

GANCHO O ESPIGÓN:

Se usa de la siguiente manera: los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Las desventajas que ofrece esta forma de archivos son:

1. los papeles no se protegen contra el polvo o algún otro deterioro.

2. Solamente se ordenan los documentos de acuerdo como llegan, sin considerar el alfabeto y otro orden que ayude a la localización de los documentos.

3. Para localizar un documento hay que sacar todos los papeles, lo que ocasiona perdida de tiempo.

4. Se necesita perforarlo cuando se coloca y esta perforación puede quedar sobre una palabra de importancia en el documento.

Este sistema de archivo lo usan actualmente las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal, ya que después lo pasan a un archivo permanente.

ARCHIVO DE CAJA

El sistema de caja fue el primero que introdujo el uso de la guía para ordenar alfabéticamente. Este sistema consiste en una caja pequeña de madera, plástica o de metal. Dentro de está se usa un juego de guías y se ordena alfabéticamente colocando cada carta o tarjeta detrás de la letra que le corresponde por el apellido. El archivo de caja ofrece la ventaja de que los documentos se protegen contra el polvo, los papeles se mantienen en orden alfabético y se localiza con facilidad. Este archivo es el que usan las amas de casa para guardar las recetas de cocina y otros documentos de uso personal. Se usa en las oficinas para guardar las tarjetas de los clientes y en las bibliotecas para conservar las tarjetas de los lectores.

CASILLERO O NIDO DE PALOMA

Otro método antiguo de archivos que consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. En estas divisiones se guardan las cartas de acuerdo con el orden de recibo y a cada división se le asigna una letra del alfabeto. Se le denomina así porque se asemeja a un palomar.

Ejemplo del casillero es el mueble que se usa en los apartados de correos y hoteles para guardar la correspondencia que se distribuirá al público.

CARPETA DE FUELLE O DE EXPANSIÓN

Se le denomina de fuelle porque se asemeja a un acordeón. Consiste en una carpeta de manila o cartón sólido con varias divisiones, cada una de las cuales tiene unas letras en orden alfabético. Este sistema de archivo también se conoce con el nombre de carpeta de expansión y la usan en las oficinas para la clasificación de formularios y facturas originales de clientes para facilitar el cobro de la cuenta y poder revisar diariamente los clientes morosos. También se utiliza para guardar cheques que van a ser entregados. En ocasiones se aprovecha para guardar en orden de fecha

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