Audi.hotelera

INFORME

PARA: Sra. CARLOS VASQUEZ

Contralor

DE: HERNAN GAVIRIA

Analista Auditoria

FECHA: MARZO 03 DE 2011

ASUNTO: INFORME DE AUDITORIA DEL 16 AL 25 DE FEBRERO DE 2011

Me dirijo a Usted para informarle las actividades realizadas en los Hoteles Soratama y San Simón.

HOTEL EL ENSUEÑO

REVISIÓN DE FOLIOS

Se revisaron los folios de check in, los días 16 – 18 - 21 y 24 de Febrero, las cartas de las empresas solicitando la reservación a nombre de sus empleados, están de acuerdo a los registrado en el sistema, las fechas de ingreso y salida de los huéspedes están de acuerdo a las reservaciones, los clientes independientes que se alojan tienen su debido registro con el correspondiente Boucher o anticipo de alojamiento soportado con Recibo de Caja.

ARQUEO DE CAJA

Se realizaron Arqueos de caja el día 16 de Febrero de 2011.

Dependencia: Recepción- Restaurante Hotel el Ensueño

Responsable: Alejandra Giraldo

Fondo asignado: $ 100.000

Efectivo: $ 100.000

Observación: No Hay

PROGRAMACION DE CHAPAS

Se reviso la programación de las chapas de las habitaciones 53 - 61 - 72 y 84 desde el mes de Noviembre hasta el 10 de Enero de 2011, se solicito a la Señora Carmen Sagre de Sistemas, que facilitara el listado de las aperturas y cierres de dichas habitaciones, como novedades se encuentran:

- El día 24 de Enero dieron tarjeta adicional a la Señora Reyes la cual se hospedo en la habitación 53, al darle dicha tarjeta no le ingresaron el nombre.

- La Señora Gironella se hospedo desde el día 31 de Enero hasta el 01 de Febrero de 2011 en la habitación 61, al darle ingreso, no le anexaron el nombre al programarle la tarjeta.

- En la habitación 72, se hospedo el Sr. Néstor Pérez, el día 03 de Febrero, al ingresarlo no le ingresaron el nombre en el sistema.

- En la habitación 84, se hospedo el Señor Jaraba desde el 31 de Enero hasta el 04 de Febrero de 2011, no le ingresaron el nombre a la tarjeta al momento de programarla.

Al consultar en el sistema se hallo el nombre de estos huéspedes.

FACTURACION

Se revisaron los consecutivos de la facturación realizada entre el mes de Noviembre 01 de 2010 al 31 de Enero de 2011, sin presentarse novedad, en este lapso de tiempo se han generado 538, comenzando en la número 310 y terminando en la 847, en este tiempo se han realizado 10 anulaciones.

No se presentan inconformidades en los consecutivos.

HOTEL EL DORMIR

REVISIÓN DE FOLIOS

Se revisaron los folios de check in, los días 16 – 18 - 21 y 24 de Febrero, cartas de reservación al día, registro de ingreso, salida y nombre de empleado alojado de acuerdo a la reserva.

Clientes esporádicos con su respectivo Boucher o recibo de caja.

ARQUEO DE CAJA

Se realizaron Arqueos de caja a la recepción y restaurante el día 16 de Julio de 2010.

Dependencia: Restaurante - Hotel EL DORMIR

Responsable: GLORIA GIMENEZ

Fondo asignado: $ 50.000

Ingresos: $ 5.600

Efectivo: $ 62.000

Observación: Posee un sobrante de $ 6.400, pertenece a la cajera, la cual utiliza su dinero para devolverle a los clientes.

Dependencia: Caja General – Hotel Soratama

Responsable: Diego Fernando Rodríguez

Fondo asignado: $ 400.000

Gastos: $ 40.500

Efectivo: $ 353.240

Observación: Posee un faltante de $ 6.260, de los cuales $ 6.000, fueron utilizados para la compra de ACPM para la planta de energía, dinero el cual será repuesto por la caja de recepción. Faltante real $ 260

Las cajas de las diferentes dependencias de los hoteles, tienen una buena organización y el control ejercido a estas, no da posibilidad a que un descuadre perdure mucho tiempo.

Estas cajas se trabajan por turno de 8 horas, por lo cual se debe hacer entrega y garantiza el cuadre de las mismas.

FACTURACION

Se revisaron los consecutivos de la facturación realizada entre el mes de Noviembre 01 de 2010 al 31 de Enero de 2011, sin presentarse novedad, en este lapso de tiempo se han generado 1585, comenzando en la número 63613 y terminando en la 65197, en este tiempo se han realizado 25 anulaciones.

No se presentan inconformidades en los consecutivos.

RECIBOS DE CAJA

Se revisan los consecutivos de los recibos de caja desde 01 de Noviembre de 2010 al 31 de Enero de 2011, comenzando con el numero 14591 y terminando con el 15099, para un total de 509 recibos de caja.

No se presenta inconformidades en los consecutivos, en la parte administrativa de los hoteles la Señora Olga loaiza, es la encargada de revisar que los consecutivos de estos recibos no presente anomalías, al momento de presentar alguna novedad, Ella dará reporte al Señora Mónica Jefe de recepción, para que este sea resuelto a la mayor brevedad.

CARTERA

El historial del último trimestre de cartera, refleja una reducción significativa los cual da a entender, una buena gestión de cartera.

Pero si la analizamos desde otro punto de vista, se concluye que, se están enfocando en los clientes con cartera a 30 días.

Las carteras mayores a 31 días, tienen un comportamiento inestable, se podrían considerar dos alternativas a este comportamiento,

1. En meses específicos, se centraliza el cobro a ciertos periodos de atraso. Dejando otros vencimientos sin gestión.

2. Se quedan facturas canceladas sin registrar en el sistema, lo que genera estas diferencias.

MES A 30 DIAS A 60 DIAS A 90 DIAS A 120 DIAS A MAS DE

120 DIAS SALDO

Nov-10 136.761.742 54.389.855 2.692.200 3.030.723 8.714.002 205.588.522

Dic-10 53.340.223 67.790.302 6.777.831 1.239.000 1.741.000 130.888.356

Ene-11 43.909.005 32.771.821 1.104.254 2.920.032 3.008.846 83.713.958

Nota:

La señora Gilma Ines Paez, labora solo medio día, lo cual condiciona el cobro y el recaudo de la cartera.

Ítem Físico En Piso En Planilla x Digitar Digitado Sistema Diferencia

Azúcar Común 6,2 - 6,3 12,5 - 12,5 -

Bolsa Basura - - 3,0 3,0 -

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