Auditoria de la funcion Organizacion

Auditoria de la Función de Organización.

Introducción

Mediante la realización de una auditoría de la organización, analizamos detalladamente cada uno de los sistemas organizativos, evaluando su nivel de desarrollo, coherencia interna y alineamiento con los objetivos de la Compañía. Una vez analizada la organización identificamos los problemas existentes y aportamos ideas para su mejora y criterios para su desarrollo futuro.

Desde esta perspectiva, la auditoría de la organización es una revisión de todos los elementos que configuran la organización como son la estructura organizativa, los sistemas de planificación, el sistema de control, los sistemas de compensación e incentivos y los sistemas de información. Además es necesario comprender cuáles son los objetivos y estrategia a largo plazo de la Compañía.

Analizando cada uno de los elementos anteriores podemos determinar su grado de desarrollo, su coherencia interna, su alineación con los objetivos de la compañía, detectar que problemas existen y aportar posibles soluciones que sirvan de apoyo  a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

Por consiguiente, realizar una auditoría de organización es recomendable para Compañías de cualquier tamaño; sin embargo, lo es especialmente para las medianas y pequeñas empresas que anteriormente no hayan realizado un proceso en profundidad de análisis de su organización y que han detectado carencias en su funcionamiento.

La organización

El término "organización" proviene del latín organón, cuyo significado está relacionado con órgano, elemento de un sistema y sistema en sí mismo es utilizado en el ámbito empresarial, gubernamental, religioso, educativo, etc. para referirse, por una parte, a una entidad o agrupación como por ejemplo a una ONG, empresa, corporación, institución pública, etc. También nos referimos con organización a una actividad o función dentro de una empresa.

De acuerdo a lo antes expuesto se hace mención de algunas definiciones por parte de distintos autores, en este caso se tiene a Munch (2006) explica que la organización consiste en el diseño y determinación de las estructuras, procesos, funciones  y  responsabilidades así como establecimiento de métodos. Por su parte, Chiavenato (2009) define a la organización como un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más personas.  A su vez, Koontz y Weihrich (2012) expone que la  organización es una estructura intencional y formal de funciones opuestos. De acuerdo a lo antes expuesto, se puede decir que la organización es una estructura formalizada de funciones y puestos en la que sus componentes trabajan conjuntamente para conformar un sistema dirigido a lograr el mismo objetivo.

Dentro de la función organización se tienen  conceptos básicos como la autoridad Hitt (2006) plantean que la línea de autoridad, es la que especifica esencialmente quién se reporta ante quién. Se llama línea de autoridad porque en los organigramas por lo general se relaciona a los subalternos con su jefe mediante una línea. En este sentido, Robbins y Coulter  (2010) precisan  que la autoridad son los derechos inherentes a una posición gerencial para decirle a la gente qué hacer y esperar que lo haga, de igual forma Koontz y Weihrich (2012) define la autoridad como un derecho, inherente a un cargo, de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros.

En síntesis, la autoridad se trata de una relación de poder que se establece del superior hacia al subordinado, es  decir es la capacidad que tiene el líder para impartir órdenes y que las demás personas las cumplan, en otras palabras es la dominación que puede lograr que otra persona realice de forma voluntaria acciones.

En segundo lugar se tiene a la responsabilidad, Bateman y Snell (2009) expresan que la responsabilidad es la asignación de una tarea que debe llevar a cabo un empleado. De igual forma, Hellriegel (2009) infieren que la responsabilidad es la obligación que tiene el empleado de desempeñar la tarea que le asignan. En este mismo orden de ideas Robbins y Coulter  (2010) afirman que es la obligación o expectativa de desempeño para realizar cualquier tarea asignada.

En relación a lo anterior se puede precisar que la responsabilidad y autoridad en la organización están íntimamente relacionadas, esto significa que debe delegarse la autoridad adecuada para cumplir con las responsabilidades, por lo tanto si una persona se le da algo de responsabilidad sin autoridad suficiente no podrá desempeñarse mejor y quizás no logre la meta deseada o por el contrario  si hay exceso de autoridad delegada para un individuo sin cumplir ninguna responsabilidad entonces se hará mal uso de la autoridad delegada.

Seguidamente se destaca  la jerarquía, Hellriegel (2009) exponen que la  jerarquía es una pirámide que muestra las relaciones que existen entre sus niveles, de la misma manera Bateman y Snell (2009) definen la jerarquía como los niveles de autoridad de la pirámide organizacional.

En otras palabras la jerarquización es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia. Las  jerarquías son necesarias porque ponen un orden muy claro de tal modo que, para realizar cualquier tipo de acción, ésta ha de ser trasmitida a niveles superiores que son los que tomarán la decisión final.

En  lo que respecta a la unidad de mando Hitt (2006) la plantean como la noción que un empleado debe tener solo uno y nada más que un jefe. De este modo Robbins y Coulter (2010) se refieren como un principio de administración que establece que una persona debe reportarle sólo a un gerente.

De todo lo anterior, se deduce que la unidad de mando conlleva a que una persona solo debe recibir órdenes de sólo un único superior, es el principio de la autoridad única, en este sentido las órdenes que recibe un empleado deberán provenir de un solo jefe para evitar confusiones, evitando así el reporte de actividades a diferentes niveles de autoridad.

En este mismo orden y dirección se tiene el tramo de control, Según Hellriegel (2009) se refiere al número de empleados que dependen de forma directa de una persona. De la misma manera, Robbins y Coulter (2010) exponen que es la cantidad de empleados que puede dirigir un gerente de forma eficiente y eficaz.

En referencia a lo anterior, se infiere que el tramo de control es lo que se decide el número de subordinados que debe tener cada superior, no es más que un medio de comunicación para entregar la información a los subordinados.

...