CASO DE ESTUDIO Nº4: CASA DE REMATES GARCÉS

GRUPO 5

CASO DE ESTUDIO Nº3 Y Nº4

CASO DE ESTUDIO Nº3: Un manual en línea

1. EXPLICAR que elementos formales debieron tomarse en cuenta al diseñar el formulario ‘‘Boleto de pago’’.

CASO DE ESTUDIO Nº4: CASA DE REMATES GARCÉS

1. ANALIZAR críticamente el procedimiento de recepción, remate y pago de la Casa de Remates Garcés.

Garcés últimamente ha recibido quejas de los clientes por demoras en pagos o por pagos incorrectos, esto se debe a que se emiten los recibos, para el remitente calculando la comisión generada.

Emilia busca en la carpeta de pendientes a algún remitente que tenga un recibo a su nombre, esto no es del todo seguro, ya que pueden haber extraviados o incluso falsificado de estos por parte de cualquiera, ya que tampoco el sistema es seguro.

También Garcés sabe que se pagó dos veces por el mismo bien rematado, esto se debe a que en el procedimiento José anota en un papel en blanco, dándoselo al comprador, y esta anotación está sujeta a errores y a confusiones por los códigos y en este caso a ponerlo dos veces en un mismo bien.

1. ANALIZAR los formularios utilizados como soportes del procedimiento de recepción, remate y pago de la Casa de Remates Garcés.
2. REALIZAR Y FUNDAMENTAR las recomendaciones para el mejoramiento de dicho procedimiento y de los formularios.

1. A partir del análisis realizado en el punto 2, DISEÑAR los formularios que usted utilizaría como soporte del procedimiento de recepción, remate y pago y DESCRIBIR en forma literal el nuevo procedimiento.

NOMBRE: NUEVO PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN, REMATE Y PAGO

1. El remitente entrega los bienes a rematar en la empresa.
2. El Recepcionista, cuando recibe los bienes a rematar, completa en dos vías la Planilla de Recepción, cuyo diseño se adjunta. Entrega al remitente el original y deja la copia en la bandeja de Emilia, la Auxiliar de Administración, cuando llega a la empresa.
3. Diariamente, Emilia ingresa al computador los datos de las Planillas de Recepción, generando la Planilla de Remate. El sistema informático asigna en forma automática y correlativa un número a cada artículo a rematar. Asimismo, por sistema se emiten las etiquetas correspondientes al número de cada artículo, en este paso se debe ser muy cuidadoso para evitar errores.
4. Emilia imprime la planilla y la entrega a José, el Encargado General.
5. José controla que todos los artículos recibidos consten en la Planilla y adhiere a cada artículo la correspondiente etiqueta con su número, en forma visible.
6. Si un artículo no constara en la Planilla de Remate, analiza lo ocurrido y le solicita a Emilia lo incorpore al día siguiente. Envía los artículos al Salón de Exhibición de la empresa.
7. El día del remate, Garcés anuncia el número del artículo a rematar,  escucha las ofertas y lo asigna al mejor postor.
8. José, presente en el remate, entrega un código a cada comprador, con el cual puede ir a pagar el artículo.
9. El comprador se dirige a la Administración y entrega a Emilia el código emitido por José. Emilia calcula la comisión, elabora el Recibo Comprador en dos vías y cobra. En dicho recibo anota en el rubro Concepto, el número del bien comprado, el valor de venta y la comisión. Entrega el original al comprador y guarda la copia en un bibliorato por orden numérico.
10. Munido del Recibo Comprador original, el comprador se dirige a la Caja y abona el monto correspondiente.
11. Al día siguiente, Emilia ingresa los Recibos Comprador al sistema informático. A través del sistema, se emiten los Recibos para el Remitente, calculando automáticamente la comisión generada. Estos recibos se guardan en una carpeta titulada “Carpeta de Pendientes” por orden numérico.
12. Cuando un remitente solicita su pago, Emilia busca en la Carpeta de Pendientes si hay algún recibo a su nombre. Si es así, le entrega ambas vías al cliente y le indica que debe dirigirse a la Caja. Si no encuentra un  recibo hecho, le informa al cliente que los artículos entregados no fueron rematados y le solicita al cliente que regrese la siguiente semana.
13. Fernando, el Cajero, le paga al cliente.

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