CEI INAMU

El centro de documentación es una organización que actúa como intermediario entre el usuario y los generadores de información especializada en algún campo de conocimiento.

Es un gestor de información específica.

Su principal objetivo es atender a las necesidades de información que le sean demandadas para lo cual selecciona y recoge, organiza, analiza, recupera, suministra y difunde información especializada.

EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN: FUNCIONES Y SERVICIOS

ESQUEMA

1. INTRODUCCIÓN

- Concepto

- Diferencia con la biblioteca

- Tipología

2. ORGANIZACIÓN (estudio preliminar)

3. FUNCIONES

- De entrada

- De salida

- De mantenimiento

4. SERVICIOS

5. EL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMACIÓN

6. CONCLUSIÓN

- Las posibilidades de Internet

- Juan Ros (adelantarse a las necesidades)

1. INTRODUCCIÓN

El centro de documentación se desarrolló en las décadas de los 60 y 70 como respuesta a la explosión documental, fundamentalmente de contenido científico-técnico. Este crecimiento desmesurado de información, se vio acompañado por la diversificación y especialización de las fuentes, y la necesidad de obtener información cada vez más especializada y en plazos más rápidos.

El centro de documentación es una organización que actúa como intermediario entre el usuario y los generadores de información especializada en algún campo de conocimiento. Es fundamentalmente un difusor, un gestor de información. Su principal objetivo es atender a las necesidades de información que le sean demandadas para lo cual selecciona y recoge, organiza, analiza, recupera, suministra y difunde información.

Tradicionalmente se consideran que las diferencias entre bibliotecas y centros de documentación son:

- los centros de documentación tienen una tipología documental más amplia, como por ejemplo la literatura gris, que las bibliotecas

- los centros de documentación están especializados en una materia, mientras que las bibliotecas, salvo las especializadas, no lo están

- el análisis que se realiza al documento en el centro de documentación es más exhaustivo que en las bibliotecas

- los centros de documentación son menos centro de depósito y más de referencia

- en el centro de documentación el usuario solicita la información pero tiene una posición estática en el proceso de búsqueda porque es el documentalista quien le proporciona la información

- los centros de documentación no disponen de los documentos y las bibliotecas sí disponían de los materiales que suministran.

Sin embargo, en la actualidad esos rasgos distintivos quedan un poco obsoletos y prácticamente las diferencias son particulares más que conceptuales. De hecho, Fuentes i Pujol habla de una tendencia a la convergencia entre los diferentes sistemas documentales, por ejemplo, cada vez hay más bibliotecas que ofrecen servicios de difusión selectiva de la información, siendo este un servicio más propio de los centros de documentación.

Tipología: existen multitud de criterios a la hora de hacer una clasificación de los centros de documentación. En virtud de su ámbito geográfico pueden clasificarse como: municipales, regionales nacionales o internacionales. También existen centros de documentación públicos o privados, ya sean internos de una empresa o que funcionan como empresa de servicios de información para otras entidades.

2. ORGANIZACIÓN DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN

La organización de un centro de documentación precisa de un conocimiento previo de los usuarios y sus necesidades, así como saber de antemano qué servicios se van a prestar y cuántos centros de documentación se ocupan de las mismas o similares tareas. Teniendo en cuenta estos aspectos, los responsables del centro harán un estudio preliminar contando con los siguientes aspectos:

1. Justificación de su existencia y objetivos que se persiguen.

2. Viabilidad en un medio concreto y funciones de otros servicios, con el fin de evitar duplicidad de trabajos.

3. Análisis cuantitativo y cualitativo de las necesidades de los usuarios.

4. Delimitación de las disciplinas de las que el centro se ocupará para que no haya dispersión en sus funciones.

5. Establecimiento de las fuentes bibliográficas y documentales, y del lenguaje de indización que se usará.

3. FUNCIONES

En resumen las funciones del centro de documentación son:

- Recoger información

- Procesar información

- Almacenar información

- Difundir información

Estas funciones se llevan a cabo a través de una serie de operaciones documentales, es decir, un conjunto de actividades necesarias para el funcionamiento correcto de todo centro de documentación y cuya finalidad es proporcionar al usuario la información requerida de acuerdo con sus necesidades, de forma puntual o permanente, en respuesta a una demanda concreta o anticipándose a sus deseos.

Para ello, el centro de documentación articula una serie de funciones, que en su conjunto constituyen la cadena de operaciones documentales que incluye:

1) Funciones de entrada: Son las que conducen a la formación de los depósitos documentales y la producción de ficheros. Incluye las siguientes operaciones:

- Selección y adquisición documental: consiste en escoger los documentos de interés de entre todos aquellos que se producen. El centro de documentación se nutre tanto de documentos primarios, secundarios y terciarios. Exige al documentalista conocer la producción documental del área en la que se trabaja y establecer una política de selección en función de los recursos disponibles (personales y económicos), grado de especialización del centro, objetivos y prioridades y sus relaciones con otras unidades de información.

- Análisis documental: Es un conjunto de operaciones que sirve para identificar un documento y su contenido y diferenciarlo de otros documentos existentes. Implica dos operaciones fundamentales:

a) análisis de forma, con la catalogación

b) análisis del contenido, con la clasificación, indización y resumen del documento.

La catalogación permite la descripción física del documento de manera normalizada

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