CIERRE DE UNA AUDITORIA DE CALIDAD

REUNION DE CIERRE DE UNA AUDITORIA DE CALIDAD

Al finalizar la auditoría y antes de elaborar el informe definitivo, es necesario mantener una reunión con los auditados.

El objeto de la junta final es presentar al o los responsable del área auditada, sobre las no conformidades detectadas, con el fin de comprender los resultados de la auditoria.

Los auditores deben formular recomendaciones para mejorar y proponer acciones correctivas o preventivas. Esto no significa que el auditor sea el responsable de implantar tales sugerencias, el compromiso lo ha de asumir el auditado. No debe olvidar que entre los objetivos de la auditoría interna están los de eficacia, eficiencia y mejora.

Se debe explicar lo siguiente al auditado durante la reunión de cierre:

• Prevenir sobre la evidencia de que la auditoría recolectada está basada en una muestra de la información disponible.

• El método de reporte.

• El proceso de manejo de hallazgos de auditoría y las posibles consecuencias.

• Presentación de los hallazgos y conclusiones de la auditoría de manera tal que sean comprendidas y reconocidas por la gerencia del auditado.

• Cualquier actividad post-auditoría relacionada (ejemplo, implementación de acciones correctivas, manejo de quejas de auditoría, proceso de apelación).

Pasos a seguir:

1. Una vez terminada la recolección de evidencias, se procederá a la reunión de cierre, en la cual se hará la presentación de los resultados de la auditoría (no conformidades, observaciones y oportunidades de mejora). Una copia de los registros de las no conformidades y observaciones debe ser entregada al responsable del área auditada.

2. El auditor debe levantar un acta en la que se consigne la siguiente información:

• Fecha y hora de la reunión de cierre.

• Comentarios a los resultados de la auditoría.

• Compromiso del auditado de presentar un plan con acciones correctivas a las no conformidades encontradas, en un plazo máximo de 10 días hábiles.

• Participantes de la reunión.

3. El original de este documento debe ser anexado al informe final de la auditoría.

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