COMITE DE HOSPITALIDAD

- Formas de registro y gafetes

- Computadoras para la elaboración de boletines

- Escritorio, mesas y sillas

- Facilidad para el cambio de moneda

- Personal adicional

- El procedimiento de registro de los delegados y huéspedes

- Existencia adecuada de formas, programas, lápices, papelería, portafolios, etc

- Alojamiento para registros de ultima hora

- Material informativo de la ciudad

- Escritorio y personal para la información en general

- Centro de mensajes telefónicos

- Lista de los participantes para la prensa e información interna

- Facilidades para uso de equipo duplicador (copiadora)

Comité de recepción y hospitalidad

Este comité funciona como anfitrión de los asistentes a todos los eventos de la convención. Da la bienvenida a todos sus huéspedes, miembros de la prensa dignatarios visitantes. Sus deberes son básicamente los siguientes:

- Recepción en el transporte

-Informar a los oradores e invitados especiales y oradores con respecto a sus deberes

-Proveer a los invitados especiales y oradores con boleta de cortesía

-invitar a las autoridades gubernamentales a eventos especiales, haciendo arreglos para su recepción al igual que informando sobre si espera que hagan uso de la palabra.

- Invitar a personas que el orador sugiera, recibirlas y acomodarlas

- notificar a los integrantes de cada mesa del hogar el lugar que ocuparan

-proveer un escritorio para la hospitalidad y recepción

- servicios médicos

COMITÉ DE EXHIBICIONES

El comité de exhibiciones obtendrá el espacio necesario para estas y dará información relativa a quienes se interesan en hacer uso de dicho espacio.

Hará los arreglos para arrendamiento del espacio y preparara el material descriptivo sobre la exhibición para todos los delegados. En el desarrollo de sus tareas tomara en cuenta las siguientes consideraciones:

- Preparar y elaborar un atractivo folleto con información sobre precios de alquiler, disponibilidad de espacio y diagrama sobre la distribución del área de exposición. (Diseñar el folleto informativo)

- Enviar el folleto a la lista de posibles exhibidores que previamente se habrá preparado.

- Verificar que dentro del área de exhibición estén disponibles los servicios de contactos eléctricos, abastecimiento de agua, líneas telefónicas, carpinteros, electricista, plomeros, pintores y rotulistas y determinar si estos servicios son por cuenta de los exhibidores o a cargo del comité organizador.

- Verificar las cargas que soporta la cimentación y la altura de piso del local.

- Anticipar el tiempo que requiere el ensamble, montaje y desensamble de toda la exhibición para efectuar los arreglos relativos al alquiler del espacio general.

- Contratar

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