Conduccion De Juntas

INSTITUTO TECNOLÓGICO DE MILPA ALTA

Ingeniería en Gestión Empresarial

Habilidades Directivas Il

“Conducción de juntas”

Profesora:

Kemberli García

Presentan:

Arriaga Ibarra Mariela

Fuentes Villamar Angélica

García Téllez Maricruz

Meza Márquez Stepfany

Rodríguez de la Rosa Roberta

Santana Guerrero Michelle

López Molina Carlos Alberto

Martínez García Marco Antonio

Yedra Labastida Ricardo

Índice

Objetivó 3

¿Qué es una junta? 3

Cuándo es necesaria la junta. 3

Cuando no citar a junta. 3

Como Programar y planear una junta. 4

Definición de objetivos. 4

Agenda. 4

Logística. 4

Desarrollo 4

Seguimiento 5

Como conducir una junta efectiva 5

Propósito 5

Participantes 6

Planificación 6

Participación 7

Perspectiva 7

Sugerencias para miembros de grupos 7

Conclusión 8

Bibliografía 9

Objetivó

En toda empresa existen las juntas directivas, ya sea para tomar decisiones, resolver conflictos o dar a conocer el estado en el que se encuentra la empresa.

En esta ocasión el objetivo del tema “Conducción de Juntas” es:

1) Poner en práctica guías para planificación conducción de juntas eficaces

2) aumentar el valor de las juntas a las que asistimos.

Reconociendo que un directivo de juntas hábil tiene recompensas importantes más allá de las asociadas con la construcción de equipos de trabajo. Los grupos de juntas, si son manejados de manera adecuada, pueden tomar decisiones de mayor calidad que los individuales.

¿Qué es una junta?

Es una acción de varias personas para tratar un asunto, ésta debe ser debidamente planeada y tener objetivos específicos como pueden ser: seguimiento de proyectos, mejorar algún servicio, organizar una actividad, resolver problemas, etc., bajo una dirección y con participantes involucrados en esos asuntos. El proceso de una junta debe concebirse como un trabajo en equipo.

Cuándo es necesaria la junta.

• Cuando es indispensable suministrar o recibir información o cuando es necesario aclarar algún tema en particular.

• Cuando es necesario descubrir, analizar o resolver algún problema de la organización.

• Cuando se tienen varias alternativas para resolver un problema o para atacar un proyecto y si se desea tomar una decisión final.

• Cuando es necesario planear una serie de actividades que ayudarán a mejorar la posición de la organización o resolver algún problema, en el corto o largo plazo.

• Cuando se desea evaluar la factibilidad de llevar a cabo una actividad o proyecto.

• Cuando se desea evaluar los resultados de una decisión, tarea o proyecto.

Cuando no citar a junta.

• Cuando los resultados esperados se pueden obtener a través de otras comunicaciones (teléfono, carta, memorando, etc.).

• Cuando los participantes no tienen el suficiente tiempo.

• Cuando no están disponibles uno o más de los participantes básicos.

Como Programar y planear una junta.

Los elementos requeridos para la planeación de una junta son:

• Objetivos

• Agenda

• Logística

• Desarrollo

• Seguimiento

Definición de objetivos.

Para realizar esta definición conviene contestarnos las siguientes preguntas:

¿Por qué convoco a esta junta?

¿Por qué voy a participar en esa junta?

¿Qué quiero conseguir en esa junta?

¿Qué quiero conseguir una vez que la junta haya terminado?

Agenda.

Para que la junta sea efectiva se requiere incluir dentro de su planeación la elaboración de una agenda, la cual debe contener los siguientes elementos:

a) Título.

b) Hora de inicio y fin.

c) Lugar de la junta.

d) Tema de la junta y definición.

e) Asistentes. Individuos involucrados en la toma de una decisión. Las personas que posean información a tratar. Las personas cuya aprobación pueda necesitarse. Aquellos responsables oficiales del asunto.

f) Temas a tratar. Establecer el orden en que se tratarán. Si se espera llegar a una decisión, intercambio de opiniones o solo compartir información de cada tema. Tiempo aproximado para cada uno de los temas. Evitar tratar muchos temas. Distinguir lo importante de lo urgente. Evitar hasta donde sea posible programar asuntos varios.

Logística.

- Cuándo, cuánto tiempo, dónde.

- Documentos y materiales de apoyo necesarios.

Desarrollo

Antes de iniciar una junta se recomienda:

• Distribuir anticipadamente la agenda a los participantes.

• Confirme su participación.

• Verifique existencia de documentos y materiales necesarios. Durante la realización de la junta es recomendable que: Asigne roles como moderador y secretario.

• Inicie las juntas a tiempo.

• Controle la duración de cada tema.

• Respete secuencia de la agenda.

• Regule la participación.

• Discuta solo un tema a la vez.

• No deje temas inconclusos.

• Evite las interrupciones externas.

• Remarque las conclusiones.

• Asegure claridad en la asignación de responsabilidades (actividades, objetivos, fechas, etc.,).

• Termine a tiempo.

Seguimiento

Antes de finalizar la junta haga un resumen de lo tratado, de lo concluido y comuníquelo. Después de la junta se recomienda:

• Integrar en una minuta a la brevedad los siguientes puntos: acuerdos, compromisos logrados y fechas para su cumplimiento.

• Distribuya la minuta entre los participantes e interesados.

• Concretar un plan de acción.

• Dar seguimiento a las acciones, de acuerdo con las fechas acordadas.

Como conducir una junta efectiva

Los directivos de juntas eficaces conocen las cinco etapas de preparación para conducir juntas, conocido por el método de las cinco P: 1) propósito, 2) participantes, 3) plan, 4) participación y 5) perspectiva.

Propósito

Se refiere a la razón por la que se realiza una junta. Hay tres funciones

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