Conduccion De Juntas

CONDUCCION DE JUNTAS

QUE ES UNA JUNTA

Una junta directiva es un grupo de gente que pertenecen a una empresa, o a una institución, y son los que dirigen la misma, está formada por presidente, vicepresidente, tesorero, secretario, secretario de actas, vocales titulares y vocales suplentes. Los cargos son como los cargos públicos, el presidente es el que dirige, es la figura máxima, el vice presidente cumple la misma función en ausencia del presidente, el tesorero es el que dirige la parte contable, asesorado por un contador, es el que les demuestra al resto el tema finanzas, El secretario general es el que se ocupa de todo, y generalmente esta ayudado por secretarias administrativas. Hace que todas las decisiones se cumplan. Y los vocales son las personas que forman esa junta y tienen voz y voto.

SI VA A ASISTIR A UNA JUNTA

-Debe llegar siempre puntual

-Vaya preparado con propuestas de trabajo por escrito.

-Sea breve y consistente al exponer sus puntos.

-El lenguaje corporal es importante. Siéntese derecho no se acomode lánguido en su asiento.

-Tome notas, eso halaga a quien está exponiendo, no se entretenga haciendo dibujitos, porque aunque solo está escuchando transmite la impresión de lo que hace.

- Cuando alguien hable, escuche respetuosamente y jamás interrumpa.

-No se trate de lucir, interviniendo con comentarios que no vienen al caso.

-Sea asertivo. Si está en desacuerdo con algo o alguien o tiene algo negativo.

COMO PROGRAMAR UNA JUNTA EFECTIVA

La simple mención de la palabra junta, nos trae a la mente horas y horas de tiempo perdido y agotador sin llegar a algo concreto .Todos los días perdemos mucho tiempo y esfuerzo por no llevar las reuniones dela manera ordena y bien definidas.

Prepara la agenda de la junta por escrito. Especifica claramente lugar, fecha, hora de inicio y término de la junta, así como las personas que tomaran parte en la junta de trabajo. Realiza por escrito los temas a tratar durante la sesión, los tiempos asignados para cada tema, el objetivo o propósito de la junta. Bastará con un par de enunciados. No te extiendas demasiado. Eso si el objetivo debe de ser claro para todos.

En cuanto a la selección de las personas que tomaran parte de la junta de trabajo, ten en consideración que debes de ser muy cuidadoso a la hora de seleccionar, esto con el fin de no convocar a personas que no tengan relación alguna con los temas a tratar. Esto es uno de los principales problemas que se presentan.

Envía una copia de la agenda, ya sea por vía correo electrónico, fax o copia fotostática antes de la junta a cada persona que tomará parte en la sesión. Cerciórate que hayan recibido la agenda. Lleva un par de copias más a la junta de trabajo, debido a que es muy común que personas que asistan olviden llevar su agenda.

Empieza y termina la junta a la hora pactada. Por respeto a las personas que llegaron puntales comienza la junta, puedes aprovechar este periodo de tiempo, para repartir o proporcionar el material necesario para la junta de trabajo, como podrían ser copias de informes, marcadores, etc. Esto con el fin de dar un espacio de tiempo a que todas las personas lleguen.

Ten siempre en consideración los tiempos para cada tema, así como la hora de finalización de la junta. Esto es nuevamente por respeto a las personas y sus tiempos.

Repasa la agenda con el grupo. Mediante una breve introducción repasa con el grupo, todos los temas a tratar, tiempos asignados, así como los objetivos o propósito de la junta de trabajo. Esto con el fin de lograr que todos los miembros tengan una imagen clara de los resultados que se esperan obtener. Y se encuentren en la misma sintonía.

Respeta la agenda cumpliendo con todos los puntos establecidos. Lleva a cabo la sesión cumpliendo con el orden establecido en la agenda, así como con los tiempos previamente establecidos. Esto no quiere decir que una vez que el tiempo de un tema se ha terminado debe de continuar con el siguiente. Este punto se deja a consideración de la persona responsable o líder de la junta. Debido a que un tema puede ser de suma importancia para conseguir el objetivo o propósito de la sesión.

Evita las desviaciones. Es muy común que durante las juntas de trabajo, las personas se desvíen con comentarios o ideas, que pueden no aportar mucho al objetivo establecido en la agenda. Por lo cual debes de prestar suma atención a los comentarios de los participantes e intervenir rápidamente, para evitar así una mayor desviación del objetivo o propósito de la junta de trabajo. Si durante la realización de la junta de trabajo se presentan problemas, que no puedes solucionar utiliza algunas herramientas para la solución de problemas y así continuar con la sesión.

Diversifica la participación. Permite que todas las personas asistentes participen y colaboren, esto con el fin de enriquecer los temas tratados. Recuerda todas las ideas son muy valiosas. Evita a toda costa que una persona monopolice la conversación. Asigna tiempos para hablar, o te puedes valer de la asignación de un orden específico para que los miembros puedan aportar sus ideas.

Resume los temas tratados. Una vez que todos los temas de la junta sean abordados realiza un pequeño resumen de cada una de ellos en donde especifiques claramente, que fue lo que se acordó así como el responsable de llevar a cabo las acciones mencionadas dentro de la junta de trabajo. Puede realizar una minuta, en donde se registren todos los acuerdos y acciones a tomar por todas las personas, ahí mismo puede recabar las firmas de compromiso de sus colaboradores, y enviárselas por los medios ya mencionados anteriormente. Para poder dar seguimiento a los temas tratados.

COMO CONDUCIR UNA JUNTA

PREPARARSE PARA UNA JUNTA

1. Definir los objetivos y los resultados deseados. Saber que están tratando de lograr si es que tienen una junta.

2. Determinar si una actividad diferente puede ser aparte de las juntas. Muchas juntas son canceladas cuando llamadas, correos electrónicos, o uno a uno pudo haber sido la mejor opción.

3. Determinar los temas de los que se necesitan hablar y la mejor forma para discutir cada uno de ellos. Saber lo que quieren lograr para la junta.

4. Estimar el tiempo de la junta la gente necesita planearse para el tiempo de la junta.

5. Crear una agenda que esta muy bien programada.

6. Entregar las agendas con anticipación para que los participantes tengan tiempo de planear y se preparen para la junta.

7. Hacer cada junta un evento de aprendimiento, incorporar creatividad y avanzada educación en un tema.

8. Usar variedad de herramientas y actividades para hacer la junta productiva y divertida… hacer que los vecinos

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