Constancias y Actas de Conciliacion

1.- Establezca a manera personal, un listado enumerado y detallado, en el cual se incluyan todos y cada uno de los requisitos que deben contener cada una de las diferentes Constancias procedentes en el trámite de una diligencia de conciliación, como método alterno de solución de conflictos.

Para las constancias los requisitos generales contemplados en el artículo 2 de la ley 640 son:

• Fecha de celebración de solicitud de conciliación: esta es la fecha en la que el convocante se acerca al centro de conciliación y requiere una audiencia de conciliación para resolver un conflicto que tiene.
• Fecha en la que se celebró la audiencia o debió celebrarse: es la fecha y hora asignada para llevar a cabo la audiencia de conciliación, es importante la aclaración que se hace sobre si fue celebrada o si se debía celebrar, ya que dependiendo del caso se expiden constancias con nomenclaturas diferentes.
• Asunto objeto de la conciliación: el motivo de la conciliación debe ser establecido claramente ya que este mecanismo es un requisito de procedibilidad y al momento de presentar la demanda el objeto debe ser el mismo. Para evitar confusiones también se puede considerar como los hechos que dieron lugar a la solitud.

A manera personal también debe ir lo siguiente:

• Nombre de conciliador, código SICAAC y firma del conciliador: recordemos que una de las características de las conciliaciones es que se hacen ante un tercero neutral calificado, este conciliador debe agregar los ítems mencionados a la constancia para sea válido dicho documento porque de este modo se puede tener la seguridad de que la constancia es expedida por una persona autorizada.

• Autorización del Ministerio de Justicia: por el valor probatorio para demostrar satisfecho el requisito de procedibilidad considero necesario que en algún lado se encuentre la resolución que autorice el centro de conciliación para que le juez al momento de revisar la constancia pueda asegurarse de que el centro de conciliación estaba autorizado para emitir dichas constancias y demás.
• Partes que asistieron: aunque suene obvio considero mejor acláralo, ya que generalmente se puede pensar que en las audiencias de conciliación solo están presentes el conciliador y las partes, también pueden estar abogados de las partes o a veces en los centros de conciliación de los consultorios jurídicos, entonces da mayor legitimación si en la constancia se encuentra quienes asistieron y sus firmas, aunque solo sean necesarias las firmas del conciliación y las partes convocante y convocado.
• Nombre y dirección del centro de conciliación: con el fin de que el centro sea fácil de identificar y de ubicar.

Para constancia de no acuerdo:

• Consideraciones: se debe dejar claro que el motivo de la No conciliación fue la imposibilidad de las partes de resolver sus diferencias con el fin de llegar a un acuerdo.

Para constancia de inasistencia

• Forma en la que fueron notificadas las partes: aunque con la constancia de inasistencia sea suficiente para agotar el requisito de procedibilidad, considero importante que sea escrita la forma en la que las partes fueron notificadas para dar seguridad que todo el proceso hasta llegar a la fecha de la audiencia se hizo correctamente y el motivo de la no asistencia no fue la falta de conocimiento de la parte.
• Partes que no asistieron: es necesario saber para que al momento de la demanda en caso de que sea interpuesta, sea verificado que la persona demandada fuera la misma citada a conciliar.

2. Establezca a manera personal, un listado enumerado y detallado, en el cual se incluyan todos y cada uno de los requisitos que deben contener un Acta de Conciliación, como método alterno de solución de conflictos; en el mismo se deben incluir, todos los requisitos legales, así como los requisitos de forma, de fondo y además, se deben proponer de manera individual y personal, todos aquellos que por orden, por práctica, por protocolo, etc. considere que se deben incluir; precisando cuáles de ellos deben quedar expresamente consignados en el Acta correspondiente.

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