Contabilidad Automatizada

Muchas empresas medianas emplean más tiempo del necesario en la contabilidad, simplemente porque hacen manualmente lo que su software de administración financiera podría hacer con suma facilidad.

Aunque a menudo los ejecutivos no son conscientes de ello, las modernas soluciones de contabilidad pueden automatizar una amplia gama de tareas que requieren mucho trabajo, lo que liberaría al personal del departamento financiero para realizar un trabajo más productivo.

En resumen:

• Configure el sistema de contabilidad para distribuir informes periódicos y realizar pagos periódicos de forma automática.

• Use alertas para notificar a los administradores con antelación los presupuestos en descubierto, los límites de crédito sobrepasados y otros problemas financieros.

• Descargue datos de hojas de cálculo mediante la función de importación del software de contabilidad en lugar de introducirlos manualmente.

"La mayoría de las empresas aprovechan sólo una pequeña parte de la funcionalidad que ofrece su sistema de contabilidad", apunta J. Carlton Collins, presidente de Accounting Software Advisor LLC, empresa de consultoría con sede en Norcross, Georgia (EE.UU.).

Aquí se muestran algunas de las características de automatización más eficaces pero menos usadas que normalmente están disponibles en los paquetes de contabilidad actuales, según Collins y otros expertos en software de contabilidad.

1. Preparación y distribución de informes automáticamente

En la mayoría de las empresas, los administradores confían en un conjunto estándar de informes financieros diarios, semanales y mensuales. En lugar de que los miembros del personal del departamento de contabilidad tengan que preparar y distribuir esos informes, puede configurar varias aplicaciones de administración financiera para que los generen automáticamente a intervalos programados y, a continuación, los envíen por correo electrónico a una lista preestablecida de destinatarios. En el sistema de contabilidad de Microsoft Dynamics, la característica que controla dichas tareas se conoce con nombres diversos, como servidor de procesos, servidor de aplicaciones o servidor de procesos por lotes.

Las herramientas de elaboración de informes como, por ejemplo, Microsoft FRx Report Manager, permiten crear automáticamente informes trimestrales o anuales complejos. Dichos informes suelen combinar texto, gráficos y datos financieros de diversos sistemas con diseños cuidadosamente preparados. Mediante FRx Report Manager o una utilidad de informes similar, puede lograr que el sistema de contabilidad reúna y organice rápidamente esos componentes por usted de acuerdo con formatos preexistentes que haya definido.

2. Realización de pagos periódicos en línea

El pago de seguros médicos o de la factura telefónica todos los meses es una tarea que requiere bastante tiempo. Pero si el sistema financiero admite el pago de facturas en línea, puede procesar las cuentas a pagar periódicas automáticamente. "Todo lo que tiene que recordar es que debe haber suficiente dinero en la cuenta para cubrir el pago", comenta Brent Goodfellow, consultor de Accounting Technology Resource Network LLC, grupo asesor de software de contabilidad con sede en Ann Arbor, Michigan (EE.UU.).

Microsoft Dynamics GP es uno de los distintos sistemas de contabilidad que proporcionan funcionalidad de banca electrónica. Obtenga más información sobre la funcionalidad de banca electrónica en Microsoft Dynamics GP descargando este archivo PDF (619,27 KB).

3. Recepción de avisos automáticos de problemas inminentes

El mejor momento de saber que puede producirse un problema financiero es antes de que surja. Mediante la tecnología de alertas disponible en muchos sistemas de contabilidad, puede avisar a los administradores que corresponda de posibles problemas. Por ejemplo, tiene la posibilidad de indicar al software financiero que avise al administrador de crédito cada vez que un cliente llegue al 2 por ciento de

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