Contabilidad Bancaria

CONTABILIDAD BANCARIA

La mayoría de las operaciones giran en torno la cuenta de bancos, para lo cual el contador de la empresa debe de llevar un control muy efectivo de dicha cuenta, ya que si hace un registro erróneo de alguna operación relacionada con bancos, le puede ocasionar a la empresa graves problemas tales como:

 Cobros de comisiones bancarias por girar cheques sin fondos.

 Cobros de intereses de proveedores, Acreedores, etc. Por pagar con cheques sin fondos (hasta Un 20% del valor del cheque).

 En un caso extremo, enviar hasta la cárcel al dueño de la empresa por pagar con cheques sin fondos, ya que esto se considera un fraude.

El contador de la empresa debe saber cuáles operaciones son las que afectan la cuenta de BANCOS, hacer sus registros bien y sobre todo efectuar sus conciliaciones oportunamente, para evitarle problemas a la empresa.

CONCEPTO DE EFECTIVO:

El efectivo debe estar constituido por el total de moneda en curso legal o sus equivalentes propiedad de una empresa, tales como: depósitos bancarios en cuentas de cheques disponibles para la operación, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados.

Algunas partidas que en ocasiones se confunden con efectivo incluyen los cheques posfechados, los cuales son en realidad cuentas por cobrar, así mismo no debe incluirse en el renglón de efectivo ningún depósito que pueda tener algún tipo de restricción para usarse en forma inmediata.

Efectivo consiste en que sea un medio de cambio, esté disponible inmediatamente para el pago de obligaciones y esté libre de restricciones contractuales que podrían limitar el uso de ellos para pagar.

CAJA CHICA O FONDO FIJO DE CAJA:

Caja chica o fondo fijo de caja, lo utilizan las empresas para pagar gastos menores, en la actualidad los gastos deben ser menores a $ 2,000.00. Este fondo de caja de forma, entregándole a un empleado de la empresa cierta cantidad, de acuerdo a las necesidades de la empresa (en relación con los gastos menores a $ 2,000.00), el empleado es el que se encarga de los pagos de gastos menores y cuando se le este terminando el fondo fijo, debe ir con el contador a que le reponga lo que haya gastado, para así siempre tener disponible efectivo para pagar gastos menores.

El empleado encargado del fondo fijo de caja, siempre debe traer la misma cantidad que le entregaron, ya sea en gastos, en efectivo o en gastos y efectivo.

EFECTIVO EN BANCOS:

La SECRETARIA DE HACIENDA Y CREDITO PUBLICO, obliga a las empresas a que lleven una cuenta de cheques, para gastos y compras mayores a $ 2,000.00 y que puedan ser deducibles de impuestos.

APERTURA DE UNA CUENTA DE CHEQUES:

Cuando una empresa abre una cuenta de cheques, el banco le pide llenar una tarjeta de firmas, donde aparezcan las firmas de todas las personas autorizadas para firmar y extender cheques de empresa. (Es recomendable que los cheques sean firmados mancomunadamente).

Firmas mancomunadas

Dos de tres

Juanita Gonzales José Juan Lazcano Margarita Díaz

Firma indistinta

Una de tres

Juanita Gonzales

José Juan Lazcano Margarita Díaz

La tarjeta con las firmas autorizadas, el banco la escanea y la pasa a las computadoras a nivel nacional, y cuando se quiera cobrar un cheque emitido por la empresa, el cajero del banco vea en la pantalla de la computadora las firmas autorizadas y pague el cheque, en cualquier parte de la República Mexicana. Una vez abierta la cuenta de cheques, el banco entrega cheques numerados, con el nombre de la empresa, dirección, registro federal de contribuyentes, número de cuenta y otros candados para que dichos cheques no se puedan falsificar.

Cada mes la empresa recibe un estado de cuenta que el envía el banco, donde se muestran, el saldo de efectivo (inicial y final), los depósitos, los cobros efectuados por el banco a nombre de la empresa, los cheques pagados, las deducciones correspondientes por servicios bancarios y otros cargos (comisiones por manejo de cuenta, intereses, etc.), así como los cheques que fueron depositados por la empresa y que no pudieron ser cobrados (depósitos de cheques sin fondos u otras causas). El estado de cuenta se utilizara para elaborar la conciliación bancaria cada mes, para tener el saldo en bancos al corriente y bien checado y así evitar problemas en la empresa.

CUENTA MAESTRA:

El concepto de cuenta maestra de cheques es utilizado para aquellas cuentas de cheques que generan intereses. En este tipo de cuentas se tiene la ventaja de un manejo operativo equivalente al de una cuenta de cheques normal y además la obtención de una tasa de interés por el dinero que permanezca en la cuenta maestra, permitiendo así la recuperación parcial del poder adquisitivo del efectivo.

CONCILIACION BANCARIA:

La elaboración de la conciliación bancaria mensual es una de las cosas más importantes que hace un Contador en la empresa, ya que casi todas las operaciones que realiza la empresa están relacionadas con BANCOS y si no elabora el Contador la conciliación bancaria puede meter a la empresa en graves problemas como, cobros de comisiones por cheques botados por el banco, cobros de intereses de proveedores o acreedores por emitir cheques sin fondos.

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR LA CONCILIACION BANCARIA:

Por lo general el saldo de efectivo que aparece en el estado de cuenta que envía el banco cada mes no concuerda con el saldo de la cuenta bancos en los registros contables.

Existen tres razones básicas por las cuales los saldos no concuerdan:

 Depósitos en tránsito: son los depósitos que fueron realizados a destiempo por la empresa y que no aparecen en el estado de cuenta que nos envía el banco, y si aparecen registrados en nuestros libros, por lo general son depósitos que hacemos con cheques que nos pagan de otros bancos distintos al que nosotros operamos.

 Cheques en tránsito o cheques pendientes: durante el mes se paga con cheque a proveedores, Acreedores, empleados, etc. No todos los cheques que se pagan son presentados a banco durante el periodo que cubre el estado de cuenta que envía el banco a estos cheques se les llama cheques en transito o cheques pendientes. El saldo de libro de la empresa debe incluir estos cheques como deducciones, pero mientras no sean presentados al banco para su pago no aparecerán descontados del estado de cuenta.

 Errores del banco: en alguna ocasión el banco puede cometer algún error. El más frecuente es cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra empresa.

 Cargos por servicios bancarios: el banco cobra sus honorarios, conocidos como cargos por servicios de manejo

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