Contabilidad En La Empresa

LA CONTABILIDAD EN LA MICROEMPRESA

Posiblemente usted, como la mayoría de los dueños de las empresas familiares o pequeñas que existen en el país, maneje los recursos con que cuenta su negocio, basándose solamente en la experiencia y el sentido común. Como conoce a fondo su negocio, sabe aproximadamente cuánto se ha vendido, cuánto deben los clientes y cuanto dinero hay en caja.

Sin embargo, para conocer en forma clara y precisa la situación financiera de su empresa y administrar mejor sus recursos, le conviene aplicar la contabilidad en el manejo de su negocio. La contabilidad registra, clasifica y resume las operaciones económicas que realiza la empresa, con el objeto de obtener información financiera necesaria para tomar decisiones.

Es muy importante que mantenga presente la objetividad en la toma de decisiones que afectan el funcionamiento de la empresa.

Para controlar cada uno de los movimientos económicos que realiza la empresa, existen diversos tipos de control que pueden establecerse para su operación y desarrollo. Es muy sencillo, todo es cuestión de decidirse a llevarlos a cabo.

La idea de que sólo un profesional puede realizar las tareas de control y registro de las operaciones que realiza la empresa, ha ocasionado que la contabilidad de las microempresas se descuide o de plano se deje de lado. Sin embargo, no es preciso que intervenga un profesional para poner en marcha estos controles. Puede hacerlo usted mismo, su esposa, o cualquier otra persona de confianza que conozca el tipo y las características del negocio.

El propósito de este manual consiste en proporcionarle una serie de herramientas para organizar y registra la información contable de su empresa, información útil para la toma de decisiones.

La sencillez de la información que se presenta, aunada a su experiencia y al conocimiento que tiene de su empresa, le permitirán una lectura amena, y sin duda lo más importante, llevar a la práctica lo que se indica.

I. EL BALANCE GENERAL.

¿Qué es el Balance General?

Es un resumen claro y sencillo sobre la situación financiera de la empresa a una fecha determinada. Su elaboración podrá ser mensual, semestral o anual de acuerdo con las necesidades del propio microempresario. También se lo denomina Estado de Situación Patrimonial.

El Balance General muestra a una fecha determinada todos los bienes y derechos propiedad de la empresa (ACTIVO), así como todas sus obligaciones ciertas y aquellas que puede llegar a tener (contingentes) (PASIVO) y por último el patrimonio neto de la empresa (CAPITAL).

El Balance General responde a las preguntas:

¿Con cuántos recursos cuenta la empresa para la realización de sus actividades.

¿Cuánto se debe de esos bienes?

¿Con cuánto participa el dueño de la empresa?

Para facilitar la claridad e interpretación del Balance General, los datos económicos se agrupan en ACTIVOS, PASIVOS y CAPITAL o Patrimonio Neto.

ACTIVO

Son los objetos de valor que posee el negocio. Los bienes y derechos que posee la microempresa para operar.

PASIVO

Son las obligaciones que tiene la empresa y que en un plazo debe pagar con dinero, productos o servicios.

CAPITAL

Son los recursos de la empresa, los cuales incluyen las aportaciones del empresario, más las ganancias o menos las pérdidas que sufre el aporte inicial. Para determinar el capital existente, es decir el patrimonio neto de la empresa, se resta al total de los recursos (ACTIVO) el total de obligaciones (PASIVO).

ACTIVO (Recursos) - PASIVO (Obligaciones)

=

CAPITAL (Patrimonio Neto)

Veamos en las cifras siguientes como se aplica la fórmula:

P = Pasivo ($ 40433) C= Capital ($ 52018)

A (Activo) = P + C

A = $ 40433 + $ 52018

Activo = $ 92451

Si no conocemos el total del pasivo, se puede calcular:

P = A - C

P = $ 92451 - $ 40433 = $ 52018

El dueño de la empresa "La Japonesa" posee un activo de $ 8000 y tiene una deuda de $ 2550 al 30 de abril de 1997. Entonces, para saber cuál es el capital propio que tiene trabajando, hace lo siguiente:

C = A - P

C = $ 8000 - $ 2550

C = $ 5450

Es decir, el capital es lo que se obtiene de restar del valor de todos los activos (recursos) el importe de los pasivos (deudas.)

El Balance general resume la información contable que resulta de las transacciones económicas efectuadas a una fecha determinada.

El balance de "La Japonesa" al 30 de abril de 1997 sería:

LA JAPONESA

BALANCE GENERAL AL 31/4/97

ACTIVO $ 8000 PASIVO $ 2550

CAPITAL $ 5450

Total Activo $ 8000 Total Pasivo y Capital $ 8000

Ahora veremos en forma detallada los componentes:

1. ACTIVO

Los activos se agrupan de acuerdo con su grado de disponibilidad para convertirse en dinero en efectivo (liquidez).

1. Activo Circulante.

Son los valores que tienen liquidez inmediata o que pueden convertirse en dinero en efectivo, mientras está funcionando el negocio.

• Dinero en caja.

• Dinero en bancos.

• Inversiones en valores de inmediata realización.

• Cuentas por cobrar (clientes).

• Inventarios (en depósito) de materia prima, producción en proceso y producto terminado.

2. Activos Fijos.

Son bienes que se han adquirido para utilizarlos en las actividades propias del negocio y que son necesarios para transformar, vender y distribuir los productos. Estos bienes sufren pérdidas de valor por el simple paso del tiempo, su uso u obsolescencia tecnológica.

• El terreno (constituye una excepción, ya que no pierde valor con el paso del tiempo).

• Los edificios.

• Maquinaria y equipo.

• Equipo de oficina.

• Equipo de transporte.

3. Otros Activos.

Son aquellos pagos que hace por anticipado la empresa por la prestación de un servicio o por la adquisición de un bien que no se utiliza de inmediato sino en el transcurso de un tiempo determinado y que finalmente se convierten en GASTOS afectando los resultados de la empresa. Por ejemplo:

• Alquileres pagados por anticipado.

• Patentes y marcas.

• Primas de seguro

2. PASIVO

Los pasivos se clasifican de acuerdo con el grado de exigibilidad en que haya que cubrirlos.

1. Pasivo Circulante.

Son las deudas que la empresa tiene que pagar en un periodo menor de un año. La lista del pasivo circulante se suele hacer de acuerdo con la exigibilidad que tengan esas deudas.

• Proveedores.

• Créditos

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