Control De Citas

Clientes inoportunos:

La inoportunidad de los clientes radica en el hecho de presentarse en momen-

tos de premura o de intensa presión en la actividad de la oficina.

Desde ese punto de vista está el cliente inoportuno esporádico, que es la per-

sona que teniendo motivos justificados para acudir a la oficina, en ese momen-

to preciso no es posible brindarle la atención necesaria. La secretaria debe

Servicio al Cliente

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explicarle eficientemente las razones por las cuales no podrá ser atendido y

citarlo para otro momento o proponerle la espera. El cliente toma la decisión

que más le conviene.

Los inoportunos cotidianos: Son aquellas personas que acuden diariamente a

la oficina en demanda de atención que no es posible brindarles a satisfacción,

debido a que sus actividades no se relacionan con la empresa. Por ejemplo,

vendedores particulares, solicitantes de contribuciones, solicitantes de empleo

entre otros,

Este último tipo de visitantes, los solicitantes de empleo, merecen y necesi-

tan una atención esmerada y considerada por parte de la secretaria y demás

miembros de la oficina, dada las circunstancias por las que atraviesa. No por

ello se dejará de aclararle las fechas que tiene la compañía previstas para en-

trega y recepción de hojas de vida, presentación de exámenes y entrevista.

Clientes Agresivos: Pueden ubicarse dentro de los tipos de clientes ya defi-

nidos. La particularidad en la atención radica en que su agresividad está de-

terminada por la forma indebida como ha sido atendido fuera y dentro de la

empresa. Generalmente adopta aptitudes desobligantes y ofensivas para con la

secretaria. Esta por ningún motivo deberá dejarse llevar por su temperamento

y ponerse a su nivel.

Lo que sí debe hacer es ponerse en la situación que vive el cliente para com-

prender las razones de su actitud agresiva. A partir de ahí, generar las ac-

ciones tendientes a resolver exitosamente la situación. Una recomendación

práctica es que entre más violencia y más gritos por parte del cliente, más

moderación, calma y respeto por parte de la secretaria. Esta forma de com-

portarse, los desarma y acceden a explicar por qué han llegado a esa situación,

que la mayoría de las veces es razonable.

Existe otra tipología de los clientes también importante de conocer en el

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