Control Interno

Para tener más claridad sobre el tema de control interno, se procede a desarrollar todos aquellos conceptos que permitan de una u otra forma dejar mas claro el tema objeto de investigación, esto a continuación:

Según (Thompson,2006) La empresa es una entidad conformada básicamente por personas, aspiraciones, realizaciones, bienes materiales y capacidades técnicas y financieras; todo lo cual, le permite dedicarse a la producción y transformación de productos y/o la prestación de servicios para satisfacer necesidades y deseos existentes en la sociedad, con la finalidad de obtener una utilidad o beneficio. desde el punto de vista legal se puede ver que el decreto 410 de 1971 mas conocido como el código de comercio en su articulo 25 nos dice que Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de uno o más establecimientos de comercio; de igual forma el decreto 2649/93 en su articulo 6 nos dice que el ente económico es la empresa, esto es, la actividad económica organizada como una unidad, respecto de la cual se predica el control de los recursos. El ente debe ser definido e identificado en forma tal que se distinga de otros entes.

Las empresas son vistas como sistema teniendo como referencia la definición de sistema se puede ver que según es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ellos sobre datos o información sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida información o energía o materia o organismo (Mur, 1988).

Luego de que esta definición de sistemas se puede determinar tambien que una empresa es debe considerar a groso modo como un sistema que persigue metas, que trabaja sobre datos y que da salida de información.

En toda organización existen procesos, los cuales se definen como el Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados (Muro, 2010). El curso de esta investigación, se centrara en los procesos de compras e inventarios según algunos autores.

Todos los entes económicos necesita adquirir materia prima o materiales que le permita desarrollar su actividad comercial, esto se le conoce con el nombre e compras, según (Benaque, 2006) estas se pueden definir como la adquisición de una cosa a cambio de cierta cantidad de dinero. Estas compras tienen un proceso se define como todas aquellas etapas o periodos por los que debe pasar un producto antes de que este llegue al consumidor final.

Según (salinas, 2010) el proceso de compras se puede mostrar gráficamente y describir posteriormente así:

Grafica 1.

• Planificación de las compras. Consiste en hacer un estudio anticipado de las necesidades para estar preparado antes de que surja la necesidad.

• Análisis de las necesidades. El departamento de compras recibe los boletines de solicitud de materiales y analiza la prioridad de las peticiones para tramitar su gestión.

• Solicitud de ofertas y presupuesto. Es un paso obligado para evitar tomar decisiones que puedan afectar a la economía de la empresa.

• Evaluación de las ofertas recibidas. Una vez recibidas las ofertas hay que estudiarlas, analizarlas, compararlas y examinarlas.

• Selección del proveedor. Los factores que se comparan durante la fase de selección son el precio, la calidad, las condiciones y las garantías personales de la empresa que suministrará el producto.

• Negociación de las condiciones. Durante esta fase se comentan y especifican algunos puntos de la oferta que pueden ser negociables.

• Solicitud del pedido. Cuando el comprador y el vendedor llegan a un acuerdo deben formalizar un documento que comprometa a ambas partes (contrato de compraventa o pedido en firme).

• Seguimiento del pedido y acciones. Se hace para verificar que se a recibido todo el material solicitado, que se corresponde a las características detalladas en el pedido y que se han suministrado a tiempo.

Por otra parte las compras pueden ser llamadas como adquisición, suministro o aprovisionamiento y es el proceso de localización de proveedores, adquisición de materiales a través de negociación de precios y condiciones de pagos; así como el acompañamiento del proceso para garantizar el aprovisionamiento, como se explican:

Requisición. Es un documento interno que maneja una empresa para solicitar las necesidades que tiene de materiales, equipos y herramientas.

Facturas. Son documentos que registran y comprueban operaciones cuantitativamente.

Orden de compra. Es un documento preparado por el departamento de compras, indicando la descripción, cantidad e información relacionada de mercancía y servicios que la compañía pretende comprar.

Proveedor. Es la empresa comercial encargada de abastecer los materiales, equipos o herramientas a otra persona natural o jurídica después de efectuado el correspondiente proceso de compras.

Objetivos de las Compras

Carter (2000), señala como objetivos de la función de compras los siguientes:

Proveer un flujo ininterrumpido de Materiales y Servicios al Sistema de Operación. La premisa básica de compras no es solo obtener los materiales y servicios adecuados con la calidad, en la cantidad y al precio correcto y del proveedor apropiado, ya que si no se asegura el suministro, todo lo anterior carece de sentido. Es decir, si el comprador no puede asegurar el suministro, los demás factores de calidad precio, etc., todo la anterior no tiene sentido.

Mantener la Inversión en Inventarios al Mínimo. Compras consume la mayor parte de los ingresos de ventas en casi todas las empresas. Una forma fácil de comprar es adquirir grandes cantidades para obtener descuentos en el precio y eficiencia en el transporte.

Maximizar la Calidad. Esta función representa

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